Obtention de résultats avec Archibus
Déménagements
Comment puis-je optimiser la gestion et l’exécution des déménagements pour gagner en efficacité et réduire les coûts ? Comment puis-je réduire les risques liés aux déménagements ? Comment puis-je rectifier au mieux et au plus vite un événement qui ne se déroule pas comme prévu ? Comment puis-je réduire les taux de rotation ?
Une gestion efficace des déménagements peut avoir un impact significatif sur la stratégie et le résultat net de votre organisation. Il est essentiel que les déménagements se déroulent rapidement et correctement pour éviter les retards, les indisponibilités et la perte d’efficacité. L’application Déménagements d’Archibus propose un processus collaboratif automatisé facilitant la gestion et l’exécution d’un projet complet de déménagement. Les temps d’indisponibilité liés au déménagement sont donc réduits.
L’application Déménagements est principalement destinée au déménagement de cartons dans lesquels est stocké le contenu d’un bureau et qui est ensuite déplacé dans un autre bureau. Cette application permet aux gestionnaires de déménagement d’effectuer les tâches suivantes :
- planifier des déménagements de cartons à grande échelle à l’aide de plusieurs phases et simulations, y compris les dispositions de CAO ;
- exécuter des déménagements qui impliquent des individus et des pièces qui ne figurent pas encore dans l’inventaire ;
- gérer le processus de déménagement complet aux niveaux individuel et global ;
- organiser de grandes quantités de données, la communication et la coordination entre les différentes parties impliquées dans un déménagement.
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Déménagements |
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Localisation |
Archibus non-SaaS
Archibus SaaS
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Résultats pour l’entreprise |
Amélioration de la gestion et de l’exécution des projets de déménagement grâce à une meilleure communication et coordination entre les employés, le personnel chargé des équipements informatiques, du patrimoine, des déménagements, des télécommunications et autres personnes impliquées dans un déménagement. Réduction des risques. Réduction de la perturbation de l’activité de l’entreprise. Amélioration de la satisfaction générale des employés grâce à un déroulement plus fluide du processus de déménagement. Réduction des coûts de déménagement. |
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Utilisée par |
Demandeurs de déménagement Responsables de département Techniciens (déménagements, personnel de maintenance, techniciens des télécommunications) Coordinateurs de déménagement Planificateurs de scénarios de déménagement Coordinateurs données et voix Responsables décisionnels Propriétaires du processus d’activité Utilisateurs de CAO |
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Motifs de l’automatisation |
Réduire la complexité et limiter les risques, la durée, les indisponibilités et les coûts associés aux déménagements de cartons. Réduire ou éliminer les données papier. Réaliser un programme de suivi rapide et réduire le temps « de rattrapage » nécessaire au contrôle de la continuité. Exécuter avec efficacité les déménagements décisifs. Générer des taux de rotation et autres statistiques liées au déménagement. Gérer et évaluer les multiples simulations d’aménagement. |
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Conditions préalables à l’utilisation de l’application |
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Résultats/Rapports
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Formulaires de demande de déménagement sur le Web Formulaires d’édition de déménagement sur le Web Formulaires d’approbation de déménagement sur le Web Formulaires de soumission de déménagement sur le Web Formulaires de mise à jour de déménagement sur le Web Déménagements de groupes Déménagements individuels Feuille de calcul des déménagements de groupes Calendrier des déménagements Scénario du déménagement Statistiques des Déménagements par Localisation Graphe des Statistiques des Déménagements par Localisation Statistiques des Déménagements par Organisation Graphe des Statistiques des Déménagements par Organisation Historique des déménagements Surbrillance des localisations À/De |
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Applications utilisant les résultats de cette application |
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Les utilisateurs type sont les suivants :
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Utilisateur |
Tâches |
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Demandeurs de déménagement |
Les pratiques varient d’un site à l’autre, mais les demandeurs de déménagement sont généralement les suivants :
Ces utilisateurs initient un déménagement en formulant une demande dans le système Déménagements, en indiquant les emplacements actuel et futur et en ajoutant des remarques sur le déménagement. S’ils ont accès à l’application mobile Portail des services aux occupants ou à Services aux occupants Archibus, ils peuvent demander des déménagements d’employés depuis leur smartphone ou leur appareil mobile. Reçoit un e-mail les informant si leur demande de déménagement a été approuvée ou rejetée. |
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Responsables de département |
Formulent les demandes de déménagement. Sont informés de l’avancement des opérations via le système Déménagements. Jouent le rôle de responsable chargé de l’approbation pour les déménagements impliquant leur personnel. Effectuent un suivi du taux de rotation de leur département en consultant le rapport "Taux de rotation par département". |
| Planificateurs de scénarios de déménagement |
Développent différents scénarios d’affectation des pièces pour que les parties prenantes puissent choisir entre les alternatives. Génèrent des rapports à partir de ces scénarios, y compris des plans CAO, pour visualiser les affectations de pièces proposées et faciliter le choix. Mettent en œuvre le scénario sélectionné afin de mettre à jour automatiquement les affectations de pièces pour le déménagement en conformité. |
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Coordinateurs de déménagement |
Demandent des déménagements à grande échelle en raison des réorganisations dans l’entreprise et des fusions. Saisit les détails concernant les demandes de déménagement. Estime le coût du déménagement. Explique en détail aux techniciens les étapes précises à suivre lors du déménagement. Soumet une demande de déménagement pour approbation ou approuve automatiquement la demande. Émet les déménagements. Contrôle les bons de déménagement en cours. Rédige les détails relatifs aux bons de déménagement tels que les informations sur des éléments d’action spécifiques, les heures réelles passées à déménager, la date de fin ou des remarques particulières. Analyse les taux de rotation. |
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Coordinateur données et voix |
Gère l’aspect réseaux voix et données d’un déménagement. Confirment que l’accès au réseau a été établi. |
| Utilisateurs de CAO |
Développent de nouveaux scénarios de déménagement dans l’outil de CAO. Exécutent des commandes CAO Smart Client pour générer des dessins et un inventaire CAO de simulation à partir des dessins de l’inventaire existants. |
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Techniciens |
Les déménageurs, le personnel de maintenance et les techniciens des télécommunications font partie de ce groupe. Exécutent les tâches spécifiques à un déménagement telles que le déménagement des équipements et du mobilier, l’installation des rayonnages, le nettoyage des bureaux ou le raccordement des câbles. Consultent le système de gestion des déménagements pour les détails concernant les tâches qui leur sont affectées. Mettent à jour le système de gestion des déménagements avec les détails concernant les tâches qu’ils ont achevées. |
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Propriétaire du processus d’entreprise |
Saisit dans le système toutes les données de patrimoine nécessaires aux déménagements. Affecte les processus aux membres du personnel en fonction de leur rôle. |
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Responsables décisionnels |
Contrôlent les statistiques relatives aux déménagements dans l’entreprise : coût, nombre, taux de rotation. |