Obtention de résultats avec Archibus

Occupation

L'ajout d'employés à un inventaire d'espace vous permet de produire des plans d'occupation, des effectifs et des inventaires des employés par site et bâtiment. Ces informations sont vitales pour localiser les bureaux vacants susceptibles d'être utilisés par les consultants ou les nouveaux employés et pour appréhender visuellement la répartition des employés et des départements à l'étage.

Un inventaire du personnel précis aide également les gestionnaires d'espace à optimiser l'utilisation de l'espace et à anticiper l'augmentation ou la diminution des besoins en répondant à des questions telles que : Nos bureaux sont-ils utilisés à pleine capacité ? De combien de bureaux vacants disposons-nous ? Devons-nous en envisager le regroupement ? Quelle est la surface moyenne par occupation ? Est-ce conforme à nos standards ? Cet employé dispose-t-il d'une localisation par satellite ?

Les gestionnaires d'espace et les responsables de département ont accès à des rapports qui montrent les changements d'occupation des employés, comme les changements de pièce et les taux d'inoccupation, dans le temps.

En outre, si votre site a mis en œuvre l'application mobile Archibus Espace et occupants, le personnel administratif peut accéder aux données et plans d'occupation clés sur ses périphériques mobiles et ses smartphones, ce qui se révèle utile lors de réunions, en déplacement ou lorsque vous ne pouvez pas accéder au réseau de l'entreprise. De la même façon, votre site peut choisir de réaliser des audits périodiques, dans le cadre desquels les agents d'inventaire peuvent utiliser leur smartphone pour comparer l'inventaire électronique à la réalité, et pour signaler toute disparité.

Occupation
Localisation	Offre Archibus non-SaaS : Espace / Occupation
Résultats pour l’entreprise	Utilisation de l’espace par département en fonction de l’occupation des employés. Espace occupable et espace vacant disponible. Tendances dans le temps de l'occupation et de l'inoccupation. Visualisation de l'espace surutilisé et sous-utilisé. Gestion des nombreux types de modèles d'occupation existant dans un environnement professionnel (affectation permanente des postes de travail, partage de bureau, autres stratégies).
Utilisée par	Responsables de département Gestionnaires d'espace Gestionnaires de patrimoine Responsables du centre de services Utilisateurs occasionnels (clients) demandant des déménagements individuels
Motifs de l’automatisation	Créer un référentiel centralisé de données relatives aux employés, accessible aux principales parties prenantes par l'intermédiaire d'un Intranet ou d'un réseau d'entreprise en vue d'une planification de l'espace à des niveaux supérieurs. Lier les données de gestion des ressources humaines aux données FM. Proposer des méthodes acceptées par le secteur pour l'utilisation de l'espace par les employés, parmi lesquelles le rapport Surface moyenne par occupant. Assurer le suivi de l'emplacement principal et secondaire d'un employé. Coordonner automatiquement la planification des déménagements, des pièces et des échéanciers. Assurer le suivi des déménagements des employés et des taux d'inoccupation dans le temps. Gérer les autres scénarios (espace d'équipe).
Conditions préalables à l’utilisation de l’application	Un inventaire de pièces réalisé avec l'application Inventaire de l’espace
Résultats/Rapports	Liste des employés Employés par division, département et standard Rapports de localisation des employés Rapports Surface moyenne par employé Rapports d'analyse par département et par employé Rapports Vacant et Disponibilité Plans d'occupation Surbrillance des pièces occupables inoccupées Indicateurs numériques de la localisation Console des transactions d’espaces de travail Rapports sur l'affectation, les tendances et les indicateurs de performance Statistiques d'espace d'équipe et ratios employé/poste de travail
Applications utilisant les résultats de cette application	Centre de services Déménagements Application mobile Espace et occupants Plusieurs autres applications ARCHIBUS utilisent les listes d'employés et les plans d'occupation, notamment les applications Centre de services, Maintenance corrective et Réservations.

Les utilisateurs suivants travaillent généralement sur les inventaires du personnel.

Utilisateur	Tâches
Gestionnaire d'espace	Localise les bureaux inoccupés lors de la planification des besoins en espace futurs. Gère les espaces d'équipe dans un environnement de travail différent.
Responsable de département	Localise les bureaux des employés sur les dessins des plans d’étage. Tient à jour les données des employés. Évalue les changements d'emplacement des employés dans le temps. Constitue des équipes pour des projets spécifiques.
Gestionnaire de patrimoine	Saisit les données de base sur les employés ou les importe à partir d’une base de données de ressources humaines.
Responsable du centre de services	Configurer les processus (contrats de niveau de service ou SLA) qui gèrent le workflow pour les demandes relatives à l'espace.
Utilisateur général (client)	Utilise les tâches en libre-service pour demander un déménagement.