Obtention de résultats avec Archibus

Inventaire d’espace

La liste des pièces et de leur emplacement sur le plan d’étage constitue la base de tout système de gestion de surfaces. La liste des bureaux des employés, salles de réunion, salles de formation, kitchenettes, laboratoires, zones de réception, etc., ainsi que des espaces utilitaires et des pénétrations verticales dans lesquels vous ne pouvez pas installer du personnel, fournit une mine d'informations non seulement aux gestionnaires d'espace, mais également au personnel chargé de la télécommunication, de la maintenance, des ressources humaines et de la planification. Le fait de connaître les surfaces communes et les surfaces inoccupées (surfaces restantes) d'un étage garantit par ailleurs une utilisation efficace de l'espace.

Avec l'application Inventaire de l’espace, les gestionnaires de patrimoine développent des informations fondamentales dans l'environnement Web. Puis c'est au tour des spécialistes en CAO de réaliser, dans l'environnement CAO d'Archibus, les dessins de plans d'étage et la délimitation, pour chaque étage, des surfaces brutes, des pénétrations verticales, des espaces utilitaires et des surfaces des différents services (avec plusieurs niveaux de détail). Grâce à ces informations développées dans les dessins de plans d'étages et enregistrées dans la base de données, les utilisateurs Web peuvent, si nécessaire, mettre à jour les données non-polylignes et renseigner d'autres détails. Ils peuvent en outre accéder à divers rapports et analyses (dont certains incluent des dessins de plans d'étages) qui leur permettent d'évaluer l'utilisation de l'espace sur leur site.

Une fois que l'inventaire de base des pièces est établi, il doit être maintenu tant que les employés déménagent d'un service à un autre, que des nouveaux employés sont embauchés et que les entreprises se développent et occupent davantage d'espace. Les gestionnaires d'espace peuvent tirer parti des fonctionnalités de l'historique des espaces de travail pour étayer les variations de l'utilisation de l'espace dans le temps ou pour demander de l'espace.

Vous pourrez gérer la plupart des aspects de votre inventaire d’espace et générer des rapports sur ceux-ci en utilisant la console d’espace, un outil polyvalent de gestion de votre espace et de son occupation. Grâce à ses fonctions de filtre, de rapport et d’exportation, c’est sur elle que vos rapports se fondent. Vous pouvez définir les données dont vous avez besoin, exporter les données et les plans d’étages, et imprimer le fichier exporté.

En outre, si votre site a mis en œuvre l'application mobile Archibus Catalogue des espaces ou l'application mobile Archibus Espace et occupants, le personnel administratif peut accéder à des données clés de bâtiment et à des plans d'étages sur ses périphériques mobiles et ses smartphones, ce qui se révèle utile lors de réunions, en déplacement ou lorsqu'il ne peut pas accéder au réseau de l'entreprise. De la même façon, votre site peut choisir de réaliser des audits périodiques de l'espace, dans le cadre desquels les agents chargés des relevés d'espace peuvent utiliser leur smartphone pour comparer l'inventaire à l'espace réellement utilisé, et pour signaler toute disparité.

Inventaire d’espace
Localisation	Offre Archibus non-SaaS Espace / Inventaire de l'espace
Résultats pour l’entreprise	Une comptabilité précise de toutes les utilisations de l'espace. Une responsabilisation des services quant à la propriété et à l'utilisation de l'espace. Un inventaire des surfaces qui suit un standard d'entreprise commun. Un historique de l'utilisation de l'espace. Une occupation de l'espace moindre.
Utilisée par	Propriétaires du processus d'activité Responsables du centre de services Spécialistes en CAO Responsables de l'espace Gestionnaires de l'espace Responsables de département
Motifs de l’automatisation	Générer et tenir à jour des informations exactes sur l'espace au format alphanumérique et CAO, stockées dans un référentiel centralisé accessible aux principales parties prenantes via le réseau d'entreprise ou un Intranet. Générer des valeurs acceptées par le secteur de l'industrie pour les ratios Surface utilisable/locative et Surface locative/utilisable définis par l'IFMA. Analyser les performances et le rendement des bâtiments. Identifier les principales opportunités d'économies de coûts et récupérer l'espace inutilisé. Permettre aux utilisateurs d'accéder à des formulaires de demandes en libre-service afin d'envoyer des demandes d'occupation et de libération d'un espace, des demandes de déménagements individuels et des demandes de déménagements de groupes. Garantir que l'espace soit affecté conformément à une stratégie établie et d'entreprise, mise en œuvre par un workflow sur le Web. Contrôler et gérer les demandes d'affectation de l'espace. Assurer le suivi de l'utilisation de l'espace dans le temps. Planifier les besoins futurs de l'organisation et soutenir en permanence les demandes de changement relatives à l'espace. Gérer l'espace d'équipe.
Conditions préalables à l'utilisation de l'application	Aucune
Résultats/Rapports	Rapports des pénétrations verticales Rapports des surfaces utilitaires Pénétration verticale et plans CAO des surfaces utilitaires liés à la base de données Archibus Rapport d'analyse des performances des bâtiments (indique la surface locative, la surface utilisable, le ratio surface utilisable/surface locative et le ratio surface locative/surface utilisable) Listes des Pièces Plans CAO des pièces et groupes liés à la base de données Archibus Plans des pièces et des groupes mis en surbrillance par département et standard Rapports des pièces par catégorie, type, standard et département Diagramme d'empilement des départements Graphes et rapports d'analyse par département Rapport sur les surfaces restantes Rapports sur l'affectation, les tendances et les indicateurs de performance Rapports d'analyse de l'espace et de l'occupation Principaux indicateurs par emplacement Tableau de bord de l'espace Console de gestion des espaces Consulter et imprimer le plan d’étage
Applications utilisant les résultats de cette application	Imputation de l’espace Occupation Planification de l'espace Application mobile Catalogue des espaces Application mobile Espace et occupants Un inventaire de pièces précis, développé en particulier au niveau des pièces, constitue la clé de voûte de tout système de gestion de patrimoine et c'est un prérequis indispensable à la plupart des applications Archibus. Par exemple, les applications Maintenance corrective, Réservations, Centre de services et Evaluation de l'Etat du Patrimoine requièrent toutes un inventaire précis des surfaces.

Les utilisateurs suivants travaillent généralement sur les inventaires de l'espace :

Utilisateur	Tâches
Propriétaire du processus d’activité	Définir les données fondamentales sur les infrastructures (données de localisation et de l'organisation). Définir les paramètres d'application qui déterminent la façon dont l'espace est affecté en fonction des déménagements des employés sur le site.
Responsable du centre de services	Configure les processus (également dénommés contrats de niveau de service ou SLA) qui gèrent le workflow pour les demandes relatives à l'espace et les règles régissant la façon dont l'espace de travail est affecté lorsque des employés occupent et quittent des pièces.
Spécialiste en CAO	Développe les dessins de plans d'étages avec les surfaces brutes, les pénétrations verticales, les surfaces utilitaires, les groupes, les espaces décloisonnés, les pièces et/ou les postes de travail. Il s'agit de la première étape pour la mise en route avec un inventaire de l'espace.
Responsable de l'espace	Tient à jour un inventaire des surfaces développé par un spécialiste en CAO. Gère et remplit les demandes d'espace des utilisateurs dans toute l'organisation. Assure le suivi de l'historique des espaces de travail en attente et le modifie. Assurer le suivi des modifications de l'affectation de l'espace dans le temps.
Gestionnaire de l'espace	Planifie les besoins futurs en espace et soutient en permanence les demandes de changement relatives à l'espace. Utilise les rapports d'analyse et les rapports de tendances pour soutenir les décisions critiques relatives à l'espace et au portefeuille, comme l'identification des opportunités de consolidation, la réorganisation et la reconfiguration. Mettre en œuvre des stratégies alternatives relatives à l'espace de travail, comme les bureaux de passage, les salles de travail et les possibilités de travail à domicile.
Responsable de département	Comprendre l'espace affecté à son propre service et sa variation dans le temps. Utiliser des formulaires de demandes en libre-service afin de demander des déménagements individuels et des déménagements de groupes. Utiliser des formulaires de demandes en libre-service d'occupation et de libération d'espaces.