Obtention de résultats avec Archibus
Centre de services
Pour fournir un espace de travail efficace à leur personnel, de nombreuses organisations proposent un centre de services auquel les employés peuvent demander des services visant à améliorer leur environnement de travail, faciliter leurs fonctions quotidiennes et gérer les demandes occasionnelles. Par exemple, un centre de services peut fournir des services de copie de documents, d'organisation de la restauration pour les déjeuners d'affaires, d'organisation des déplacements professionnels, de résolution des demandes relatives à l'informatique, etc. En règle générale, l’organisation gère ces tâches grâce à une combinaison de fournisseurs de personnel interne et de services externalisés.
L'application Centre de services d'Archibus automatise la gestion d'une demande présentée au Centre de services de l'organisation. Un employé entre une demande, un responsable l’approuve, un fournisseur de service externe y répond et l’employé indique son niveau de satisfaction concernant le travail réalisé. Tous ouvrent une session sur le Web, reçoivent la tâche correspondante et utilisent des formulaires à onglets pour mettre à jour le système.
L'application Centre de services automatise le cycle des demandes de service et achemine le travail aux parties correspondantes en suivant un workflow défini par contrat de niveau de service. En fonction de différentes combinaisons de types de demandes, de priorités, de demandeurs et autres facteurs, un contrat de niveau de service permet d’acheminer le travail et de définir des fonctions telles que les niveaux d’approbation, les notifications envoyées, les délais de réponse, et de déterminer si une enquête de satisfaction est générée. Les configurateurs de workflow peuvent définir le contrat de niveau de service directement dans l’interface Web grâce à une série de formulaires à onglets.
Remarque : Le workflow de la maintenance corrective est également déterminé par les contrats de niveau de service. Utilisez les fonctionnalités SLA de l'application Maintenance corrective pour développer des contrats de niveau de service adaptés aux activités de maintenance.
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Centre de services |
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Localisation |
Archibus non-SaaS :
Archibus SaaS
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Résultats pour l’entreprise |
Interface en libre-service pour les employés afin qu’ils demandent les services espace de travail dont ils ont besoin pour travailler de façon efficace. Système d’acheminement automatique du travail vers des départements internes et des fournisseurs. Système pour saisir les données de dépense par secteur d’activité, type et compte afin d’effectuer une comptabilité précise des coûts. Méthode automatisée de remontée du travail non réalisé. |
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Utilisée par |
Personnel interne Responsables internes Fournisseurs de service internes et externes Responsables Contrat Maintenance Responsables du centre de services Responsables opérationnels |
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Motifs de l’automatisation |
Améliorer la productivité des employés car ils peuvent demander des services espace de travail de façon efficace. Améliorer la satisfaction des employés concernant leur environnement de travail, car les employés sont en mesure de demander des services, d’en suivre le statut et d’enregistrer leur niveau de satisfaction quant aux travaux achevés. Éliminer les demandes d’assistance dupliquées. Réduire le nombre de demandes inappropriées en présentant les coûts et les approbations des articles au demandeur avant validation des demandes sur le système. Réduire l’administration en présentant de façon implicite la politique d’entreprise concernant l’autorisation des déménagements, des achats, etc. Réduire les charges d’administration en autorisant le personnel interne à entrer les détails des demandes. Augmenter la vitesse de réponse. Réduire les coûts opérationnels et augmenter la prise en compte des coûts. Réduire la latence dans le workflow entre les personnes et entre les départements. |
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Conditions prérequises |
Aucun |
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Rapports |
Résultats de l’étude de satisfaction Coûts des demandes d’assistance ouvertes/archivées Demandes d’assistance remontées Performance du fournisseur de services Performance du type de demande d’assistance |
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Applications utilisant les résultats de cette application |
Inventaire de l'espace (méthode transactionnelle) |
Voici les utilisateurs de l'application Centre de services :
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Utilisateur |
Tâches |
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Ensemble du personnel (client) |
Signale les services nécessaires pour leur environnement de travail. L'ensemble du personnel ayant accès à l'application mobile Portail des services aux occupants peut demander ces services directement depuis un smartphone ou un périphérique mobile. Vous pouvez également demander des services via la vue Services aux occupants en libre-service. |
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Responsable opérationnel |
Approuve et refuse les demandes d’assistance qu’il reçoit. |
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Fournisseur de Services |
Approuve et refuse les demandes d’assistance qu’il reçoit. Émet les demandes d’assistance, exécute le travail et met à jour le système en y ajoutant des détails. Consulte les rapports des fournisseurs de service sur les performances. |
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Responsable Contrat Maintenance |
Enregistre au format électronique les détails des documents relatifs aux contrats de maintenance entre l’organisation et les fournisseurs de service. Met à jour les contrats de niveau de service. Analyse les performances des fournisseurs de service. |
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Responsable du centre de services |
Définit comment le système achemine et gère les demandes d’assistance en définissant les types de demande et les contrats de niveau de service. Passe en revue les demandes de service remontées et intervenir dans le workflow défini en fonction des besoins. Ferme les demandes de service terminées. Archive les demandes de service fermées. |
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Propriétaire du processus d’entreprise |
Saisit les listes de données disponibles pour les utilisateurs lorsqu’ils complètent des formulaires (par exemple, constructions d’emplacements, contrats de service et comptes). |
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Intégrateur Système |
Gère les options à disposition du responsable du centre de services pour définir les contrats de niveau de service. |