Traslados

Archibus no SaaS

• Espacio / Traslados

Archibus SaaS

• Proceso de Espacio / Coordinador de traslado

Mejor gestión de proyectos de traslados y ejecución de traslados como consecuencia de una mejor comunicación y coordinación entre el personal general, departamento de TI, inmuebles, los encargados del traslado, personal de telecomunicaciones y otros relacionados con los traslados.

Reducción de riesgos.

Reducción de la interrupción de la actividad comercial como un todo.

Mejora de la satisfacción general de los empleados resultado de un proceso de traslados con menos complicaciones.

Reducción de los costes de traslado.

Solicitantes de traslados

Gestores de departamento

Operarios (encargados del traslado, personal de mantenimiento, técnicos de telecomunicaciones)

Coordinadores de traslados

Planificadores de escenarios de traslados

Coordinadores de datos y voz

Ejecutivos

Propietarios del proceso de negocio

Usuarios de CAD

Reducir la complejidad, los riesgos, el tiempo, el tiempo de inactividad y los costes asociados a los traslados en cajas.

Reducir o eliminar el papel.

Lograr un programa de seguimiento rápido, y reducir el tiempo “para ponerse al día” necesario para controlar las contingencias.

Ejecutar con eficacia los traslados de crisis.

Generar tasas de rotación y otras estadísticas de traslados.

Gestionar y evaluar múltiples disposiciones de prueba.

Inventario de espacio

Inventario de personal y ocupación

Inventario de equipos

Inventario de conectores

Formularios Web de solicitud de traslado

Formularios Web de edición de traslados

Formularios Web de aprobación de traslados

Formularios Web de remisión de traslados

Formularios Web de actualización de traslados

Informe de traslados de grupos

Informe de traslados individuales

Hoja de trabajo de traslado de grupo

Calendario de traslado

Escenario de traslado

Estadísticas de traslado por ubicación

Gráfica de estadísticas de traslado por ubicación

Estadísticas de traslado por organización

Gráfica de estadísticas de traslado por organización

Historial de traslados

Resaltar ubicaciones de destino/origen

Las prácticas varían según las sedes, pero los solicitantes más comunes son:

• gestores de departamento que solicitan traslados para nuevas contrataciones o para bajas en sus departamentos;
• personal de Recursos Humanos que solicita espacios para las nuevas contrataciones o bajas (si no lo gestiona el gestor de departamento);
• gestores de departamento que solicitan traslados para ubicar a empleados que han ascendido o por reorganizaciones dentro del departamento;
• personal de TI que solicita el traslado de equipos viejos a un lugar de almacenamiento;
• gestores de división o de unidad de negocios que son responsables de reorganizaciones de la empresa a gran escala;
• gestores de instalaciones y coordinadores de traslados que son los responsables de supervisar un traslado a una nueva instalación o de la fusión del personal tras una adquisición.

Estos usuarios generan el traslado introduciendo una solicitud en el sistema Traslados, en la que especifican las ubicaciones actuales y las nuevas, y agregan notas especiales sobre el traslado. Si se tiene acceso a la aplicación móvil Portal de servicios al empleado o a Entorno de trabajo de Archibus, se pueden solicitar traslados de empleados desde un dispositivo móvil o teléfono inteligente.

Recibir mensajes de correo electrónico informándoles si la solicitud de traslado ha sido aprobada o denegada.

Solicitar los traslados.

Recibir notificaciones del estado de los traslados a medida que avanzan en el sistema Traslados.

Actuar como gestor de aprobación para los traslados que involucran a personal a su cargo.

Realizar el seguimiento de la tasa de rotación de su departamento al consultar periódicamente el informe «Tasa de traslados por departamento».

Desarrollar diferentes escenarios para asignación de espacios, de forma que las partes interesadas puedan revisar estas alternativas.

Generar informes de estos escenarios, incluidos diseños CAD, para visualizar las asignaciones de espacios propuestas y facilitar la revisión.

Implementar el escenario elegido para que se actualicen de forma automática las asignaciones de espacios para el traslado con las asignaciones usadas en el escenario seleccionado.

Solicitar traslados a gran escala originados por fusiones o reorganizaciones corporativas.

Introducir los detalles de un traslado solicitado.

Estimar el coste del traslado.

Detallar la ejecución del traslado con acciones específicas que deben ejecutar los operarios.

Derivar una solicitud de traslado para su aprobación o aprobarla automáticamente.

Emitir traslados.

Controlar las órdenes de traslado mientras están en curso.

Completar los detalles de la orden de traslado como información sobre actividades específicas, horas reales dedicadas al traslado, fecha de finalización y notas especiales.

Analizar las tasas de rotación.

Gestionar los aspectos de las redes de voz y datos de un traslado.

Confirmar que está establecido el acceso a la red.

Desarrollar diseños de escenarios nuevos en CAD.

Ejecutar comandos de CAD de Smart Client para generar dibujos CAD de prueba e inventario a partir de dibujos de inventario existentes.

Este grupo incluye: encargados del traslado, personal de mantenimiento y técnicos de telecomunicaciones.

Ejecutar las tareas específicas requeridas para el traslado, como trasladar el equipo y los muebles, colocar estanterías, limpiar una oficina y conectar cables.

Consultar el sistema de Gestión de traslados para obtener detalles de los trabajos que tienen asignados.

Actualizar el sistema de Gestión de traslados con los detalles del trabajo terminado.

Introducir en el sistema todos los datos de base de los inmuebles requeridos para los traslados.

Asignar procesos al personal basándose en sus roles.