Obtención de resultados con Archibus

Inventario de espacio

Una lista de áreas y sus ubicaciones en el plano de planta es la base de cualquier sistema de gestión de espacio. Una lista de las oficinas de sus empleados, salas de conferencias, espacios de formación, cocinas, laboratorios, vestíbulos y otras, junto con áreas de servicio y penetraciones verticales donde no puede alojarse personal, ofrece gran cantidad de información a los gestores de espacio, personal de telecomunicaciones, mantenimiento, Recursos Humanos y planificación. Además, saber las áreas comunes y sin reclamar (área restante) de una planta garantiza la eficiencia del espacio.

Con la aplicación Inventario de espacio, los gestores de instalaciones desarrollarán información básica sobre instalaciones subyacentes en el entorno web y, a continuación, pedirán a los especialistas en CAD que utilicen el entorno CAD de Archibus para elaborar dibujos de plano de planta y esbozar cada área bruta, áreas de penetración vertical, áreas de servicio y áreas de departamento (con varios niveles de detalle) de cada planta. Con esta información elaborada en los dibujos de los planos de planta y escrita en la base de datos, los usuarios web pueden actualizar entonces los datos no polilineales según sea necesario y rellenar otros detalles. También pueden acceder a diversos informes y análisis, algunos de los cuales incluyen dibujos de planos de planta, para evaluar cómo se utiliza el espacio en su sede.

Una vez desarrollado un inventario de espacios básico, este debe mantenerse a medida que los empleados se trasladan de un departamento a otro, se contratan nuevos empleados y las empresas crecen y ocupan más espacio. Los gestores de espacio pueden aprovecharse de las funciones de transacción del espacio de trabajo para documentar cuánto espacio cambia con el tiempo y para solicitar espacio.

Podrá gestionar e informar sobre la mayoría de aspectos de su inventario de espacio mediante el uso de la Consola de espacio, una herramienta multifacética para administrar su espacio y ocupación. Con sus funciones de filtro, generación de informes y exportación, también sirve como base para sus informes. Puede configurar los datos que necesite, exportar los datos y planos de planta e imprimir el archivo exportado.

Además, si su sede ha implementado las aplicaciones móviles Catálogo de espacios o Espacio y ocupación de Archibus, el personal de instalaciones puede acceder a datos clave de los edificios y dibujos de planos de planta desde sus dispositivos móviles y teléfonos inteligentes, lo cual resulta muy práctico en reuniones, cuando se está fuera o cuando no se puede usar la red corporativa. Asimismo, su sede puede optar por realizar auditorías periódicas mediante inspectores de espacio sobre el terreno que utilicen sus teléfonos inteligentes para comparar el uso real con lo que se tenga en el inventario y registrar las discrepancias.

Inventario de espacio
Ubicación	Oferta de Archibus no SaaS Espacio / Inventario de espacio
Resultado empresarial	Una contabilidad precisa de todo el uso de espacio. Responsabilidad en la gestión departamental por la propiedad y uso del espacio. Un inventario de espacio que sigue un estándar corporativo común. Un historial del uso de espacio. Una menor huella de carbono por el espacio.
Usado por	Propietarios del proceso de negocio Gestores de centro de soporte Especialistas en CAD Gestores de espacio Planificadores de espacio Gestores de departamento
Motivos de la automatización	Generar y mantener información precisa de espacio en formatos alfanumérico y CAD que se almacene en un depósito central y al cual puedan acceder las partes implicadas clave mediante una Intranet corporativa o red. Generar valores aceptados por la industria para una relación útil/alquilable y alquilable/útil definida por la IFMA. Analizar el rendimiento y la eficiencia de un edificio. Identificar buenas oportunidades para ahorrar costes y recuperar espacio no usado. Permitir a los usuarios que accedan a formularios de solicitud de autoservicio para reclamar o liberar espacio, traslados individuales y traslados de grupos. Asegurar que el espacio se asigne según políticas y estrategias corporativas consolidadas, que se impongan por un flujo de trabajo basado en la web. Controlar y gestionar las solicitudes de asignación de espacio. Hacer un seguimiento del uso del espacio a lo largo del tiempo. Planificar necesidades futuras de la organización y permitir demandas de espacio que varían constantemente. Gestionar espacio de equipo.
Aplicaciones con requisitos previos	Ninguna
Resultados/Informes	Informes de Penetración vertical Informes de Área de servicio Planos CAD con áreas de servicio y penetraciones verticales vinculados a la base de datos de Archibus Informe de Análisis del rendimiento del edificio (que proporciona el área alquilable, área útil, relación útil/alquilable, relación alquilable/útil) Listas de espacios Planos CAD de espacio y grupo relacionados con la base de datos de Archibus Planos de espacios y grupos sombreados por departamento y estándar Informes de Espacios por categoría, tipo, estándar y departamento Gráfico de distribución departamental Informes y gráficas de análisis de departamentos Informe Área restante Informes de Asignación, tendencias y puntos de referencia Informes de Análisis de espacio y ocupación Métricas clave por ubicación Panel de control de espacio Consola de espacio Ver e imprimir plano de planta
Aplicaciones que usan los resultados de esta aplicación	Repercusión de espacio Ocupación Planificación de espacio Aplicación móvil Catálogo de espacios Aplicación móvil Espacio y ocupación Un inventario de espacio preciso, especialmente desarrollado a nivel de espacios, es lo principal en un sistema de gestión de instalaciones automatizado y es un requisito previo para muchas de las aplicaciones de Archibus. Por ejemplo, las aplicaciones Mantenimiento correctivo, Reservas, Centro de soporte y Evaluación del estado físico requieren todas un inventario de espacios preciso.

Los siguientes usuarios suelen trabajar con un inventario de espacio:

Usuario	Tareas
Propietario del proceso de negocio	Definir datos de base sobre la instalación (los datos de ubicación y organización). Definir los parámetros de la aplicación que determinan cuánto espacio se asigna a medida que los empleados se trasladan por la instalación.
Gestor de centro de soporte	Configurar procesos (también conocidos como acuerdos de nivel de servicio o SLA) que gestionan el flujo de trabajo para solicitudes relacionadas con el espacio y normas que rigen el modo en que se asigna el área de trabajo cuando los empleados ocupan y dejan vacantes los espacios.
Especialista en CAD	Elaborar dibujos de plano de planta con el área bruta, penetración vertical y las áreas de servicio, grupo, plano abierto, espacio o estación de trabajo. Este es el primer paso para empezar con un inventario de espacio.
Gestor de espacio	Mantener un inventario del espacio desarrollado por un especialista en CAD. Gestionar y ultimar las solicitudes de espacio de los usuarios de toda la organización. Hacer un seguimiento y modificar todas las transacciones de espacio de trabajo pendientes. Hacer un seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo en la asignación del espacio.
Planificador del espacio	Planificar necesidades futuras de espacio y permitir demandas de espacio que varían constantemente. Usar los informes de análisis y de tendencias para respaldar decisiones críticas en relación con el espacio y la cartera, como identificar oportunidades de consolidación, reorganización y reconfiguración. Implantar estrategias alternativas de entorno de trabajo, como hoteling, espacios de equipos y disposiciones para trabajar desde casa.
Gestor de departamento	Comprender el espacio asignado a su departamento y cómo este cambia con el tiempo. Usar formularios de solicitud de autoservicio para pedir traslados individuales y de grupos. Usar formularios de solicitud de autoservicio para reclamar y liberar espacio.