Ottenere risultati con Archibus
Service Desk
Al fine di fornire un ambiente di lavoro efficiente per il proprio personale, molte organizzazioni offrono un service desk al quale i dipendenti possono richiedere servizi che migliorano l'ambiente di lavoro, agevolano le funzioni svolte quotidianamente e gestiscono le richieste occasionali. Ad esempio, un service desk può fornire servizi per la riproduzione di documenti, l'organizzazione di catering per una riunione, l'organizzazione di viaggi, la risoluzione delle richieste IT e così via. L'organizzazione in genere gestisce questi compiti con una combinazione di personale interno e fornitori di servizi in outsourcing.
L'applicazione Service Desk Archibus automatizza la gestione di una richiesta per il Service Desk dell'organizzazione. Un membro del personale che immettere una richiesta, un responsabile dell'approvazione, un fornitore di servizi esterno che gestisce il problema e il richiedente che registra la soddisfazione per il lavoro completato, tutti accedono al Web, ricevono la propria assegnazione e utilizzano moduli basati su schede per l'aggiornamento del sistema.
L'applicazione Service Desk automatizza il ciclo di richiesta dei servizi e instrada il lavoro alle parti interessate seguendo un flusso di lavoro definito da un contratto sul livello di servizio (SLA). Per le varie combinazioni di tipi di richiesta, priorità, richiedenti e altri fattori, un contratto SLA instrada il lavoro e definisce funzioni quali i livelli di approvazione, le notifiche inviate, il tempo di risposta e l'eventuale generazione di un rilievo sulla soddisfazione. I definitori dei flussi di lavoro possono definire il contratto SLA direttamente dall'interfaccia Web lavorando su una serie di moduli a schede.
Nota: il flusso di lavoro per la manutenzione correttiva è determinato anche dai Contratti sui livelli di servizio (SLA). Utilizzare le caratteristiche SLA dell'applicazione Manutenzione correttiva per sviluppare SLA per i lavori di manutenzione.
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Service Desk |
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Posizione |
Archibus non-SaaS:
Archibus SaaS
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Risultato aziendale |
Una interfaccia self-service mediante la quale i dipendenti possono richiedere i servizi relativi al posto di lavoro necessari per un efficace svolgimento delle proprie mansioni. Un sistema di instradamento automatico del lavoro ai reparti interni e ai fornitori esterni. Un sistema per l'acquisizione di dati sulle spese per settore commerciale, tipo e commessa per una contabilizzazione accurata. Un metodo automatizzato per l'inoltro del lavoro non risolto. |
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Utilizzato da |
Personale interno Responsabili interni Fornitori di servizi interni ed esterni Responsabili contratti di servizio Responsabili Service Desk Responsabili aziendali |
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Motivi per l'automazione |
Migliorare la produttività dei dipendenti grazie alla possibilità di richiedere in modo efficiente servizi relativi al posto di lavoro. Migliorare la soddisfazione dei dipendenti per l'ambiente di lavoro, in quanto hanno facoltà di richiedere servizi, seguire il relativo stato e registrare la soddisfazione per il lavoro completato. Eliminare le richieste di servizio duplicate. Ridurre il numero di richieste inappropriate emettendo i costi e le approvazioni delle voci al richiedente prima che le richieste vengano inoltrate al sistema. Ridurre l'amministrazione esprimendo implicitamente la politica aziendale in materia di autorizzazione agli spostamenti, l'acquisto e così via. Ridurre il sovraccarico amministrativo consentendo al personale interno di inserire personalmente i dettagli sulle richieste. Aumentare la velocità di risposta. Ridurre i costi operativi e migliorare la contabilizzazione. Ridurre la latenza e il flusso di lavoro interpersonale e tra reparti. |
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Prerequisiti |
Nessuno |
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Report |
Risultati rilievi soddisfazione Costi per richieste di servizio aperte/archiviate Richieste di servizio inoltrate Efficienza fornitori di servizi Efficienza tipo di richiesta di servizio |
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Applicazioni che utilizzano i risultati di questa applicazione |
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Gli utenti dell'applicazione Service Desk sono i seguenti:
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Utente |
Compiti |
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Personale generale (client) |
Segnalare i servizi di manutenzione necessari per l'ambiente di lavoro. Il personale generale con accesso all'applicazione mobile Portale servizi spazio di lavoro può richiedere tali servizi direttamente dal proprio smartphone o dispositivo portatile. È inoltre possibile richiedere i servizi utilizzando la vista Spazio di lavoro self-service. |
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Responsabile aziendale |
Approvare e rifiutare le richieste di servizio che gli sono state indirizzate. |
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Fornitore di servizi |
Approvare e rifiutare le richieste di servizio che gli sono state indirizzate. Emettere richieste di servizio, eseguire il lavoro e aggiornare il sistema con i dettagli. Esaminare i report sulle prestazioni dei fornitori di servizi. |
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Responsabile contratti di servizio |
Registrare elettronicamente i dettagli sui documenti del contratto di servizio tra l'organizzazione e i fornitori di servizi. Aggiornare i contratti SLA. Analizzare le prestazioni dei fornitori di servizi. |
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Responsabile Service Desk |
Definire la modalità in cui il sistema instrada e gestisce le richieste di servizio definendo i tipi di richieste e i contratti SLA. Esaminare le richieste di servizio inoltrate e interferire nel flusso di lavoro definito in base alle necessità. Chiudere le richieste di servizio completate. Archiviare le richieste di servizio chiuse. |
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Proprietario processo aziendale |
Immettere elenchi di dati da cui gli utenti possono effettuare scelte in fase di complemento dei moduli. Ad esempio, le posizioni di edifici, i contratti di servizio e le commesse. |
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Integrazione sistema |
Gestire le opzioni disponibili per Responsabile Service Desk per la definizione dei contratti sui livelli di servizio (SLA). |