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Conformità

Le organizzazioni di tutto il mondo sono soggette a una vasta serie di leggi, normative e standard locali, regionali, nazionali e internazionali che regolano le proprietà immobiliari e le strutture in loro possesso. Le organizzazioni possono inoltre disporre di programmi e criteri interni che devono essere gestiti. La registrazione di questi requisiti è un'operazione complessa alla luce del vasto numero di requisiti presenti, dell'esigenza critica di soddisfare tali requisiti entro i tempi programmati, oltre che delle sanzioni e delle penali potenzialmente ingenti per la mancata conformità. Inoltre, molti degli elementi che devono restare conformi alle normative sono gestiti e conservati da fornitori esterni specializzati in questo settore e che vengono incaricati di tale mansione.

Grazie all'applicazione Archibus Conformità è possibile organizzare le informazioni relative alla conformità in base alle normative, ai programmi e ai requisiti per:

Ridurre il numero di eventi in ritardo (ovvero eventi che non iniziano in orario) e di eventi non iniziati (ovvero eventi che non vengono completati in orario)
Ridurre le violazioni e i costi ad esse associati garantendo che vengano rispettate le date con scadenza importanti
Gestire una libreria completa di documenti di conformità che è possibile personalizzare in cartelle per velocizzare e semplificare il recupero
Fornire una verifica attraverso l'archiviazione e il recupero semplificati dei dettagli relativi ai requisiti, tra cui documenti, registri delle comunicazioni e informazioni sulla posizione
Registrare e gestire i programmi di conformità attraverso vari report operativi e di gestione, tra cui grafici e report EIS che permettono di visualizzare i programmi di conformità su una mappa.
Eseguire ispezioni sul campo per verificare che gli elementi siano conformi a tutte le normative e che il lavoro affidato a risorse esterne sia stato completato secondo i termini contrattuali.
Integrare i programmi di conformità in attività di pianificazione, gestione e coordinamento dei progetti di alto livello

I responsabili del programma di conformità utilizzano l'applicazione per gestire tutti gli aspetti dei programmi di conformità, mentre i coordinatori del programma di conformità gestiscono i programmi e i requisiti che gli vengono assegnati.

Se si utilizza l'applicazione Archibus Progetti, il responsabile di progetto del programma di conformità può creare progetti di conformità che vengono visualizzati anche in tale applicazione. In Progetti, è possibile gestire tutti gli aspetti del progetto per creare pianificazioni di alto livello tra vari programmi di conformità.

Gestione programma di conformità
Posizione	Questa funzionalità è disponibile sia in Archibus SaaS che nell'offerta Archibus non-SaaS. Sostenibilità e rischio/Gestione programma di conformità
Risultato aziendale	Migliorare l'efficienza operativa e ridurre significativamente gli incredibili costi, rischi, complessità e tempi associati con la gestione di normative, programmi di conformità e i relativi requisiti. Ridurre la responsabilità ed evitare sanzioni e risanamenti costosi acquisendo un controllo completo su normative, programmi, requisiti, contratti, obblighi, eventi, documenti e controlli.
Utilizzato da	Responsabile progetto programma di conformità Responsabile programma di conformità Coordinatore programma di conformità Responsabili/revisori del programma di conformità Executive Responsabili contratto Utenti mobili
Motivi per l'automazione	Rispettare meglio i requisiti di conformità alle normative acquisendo un controllo completo sulla sconcertante complessità della gestione dei programmi di conformità. Ridurre i rischi e le violazioni delle norme riducendo errori e omissioni in modo da rispettare i requisiti. Risparmiare tempo e aumentare l'efficienza operativa, riducendo al minimo i costi grazie alla riduzione dell'impegno manuale necessario per la gestione di grandi volumi di informazioni e comunicazioni associati ai programmi di conformità. Evitare sanzioni e penali costose derivanti da violazioni delle normative, utilizzando un sistema flessibile di promemoria e notifiche via email per eliminare requisiti e scadenze non rispettate. Assicurare il tempestivo rinnovo dei permessi e delle licenze utilizzando un sistema di promemoria. Prepararsi meglio ai controlli previsti dalle normative producendo un resoconto di documenti giustificabili e di azioni intraprese. Gestire meglio l'impatto finanziario della conformità normativa tenendo traccia dei costi e delle sanzioni associate con i programmi di conformità e con i singoli requisiti. Conformare i contratti per il lavoro affidato a risorse esterne. Assicurarsi che il lavoro appaltato sia eseguito in modo corretto e puntuale eseguendo ispezioni sul campo relative alla conformità e ai requisiti del contratto.
Applicazioni correlate	Progetti Manutenzione preventiva Service Desk Manutenzione correttiva Rilievo conformità (app mobile)
Report/Risultati	Visualizza livelli di conformità Regolamentazione e iniziative Programmi di conformità Requisiti programma di conformità Programma di conformità per sito/Visualizza livelli di conformità per sito Modelli di notifica programma di conformità/Notifiche eventi programma di conformità Eventi non iniziati o in ritardo/Conteggio eventi non iniziati o in ritardo Conformità Calendario eventi e Visualizza eventi programma di conformità Libreria documenti Registro delle comunicazioni del programma di conformità Permessi e licenze e Conteggio licenze/permessi scaduti Violazione di conformità/Numero di violazioni di conformità e Riepilogo costi di violazione di conformità Edifici/Locali con programmi di conformità Localizza programmi di conformità/Localizza violazioni di conformità Programma di conformità per... report Conteggio regolamentazione per... report Numero di requisiti di conformità per... report Cronologia lavoro per programma di conformità Riepilogo dei risultati del rilievo per requisito Drill-down contratti Valutazione termini contrattuali Costo contrattuale Cronologia lavori a contratto Violazioni contrattuali

Gli utenti seguenti sono in genere coinvolti nella gestione della conformità.

Utente	Compiti
Responsabili dei rischi e della conformità	Prepararsi per i controlli Registrazione e previsione dei costi del programma di conformità
Responsabile progetto programma di conformità	Esegue la pianificazione di progetto, la gestione e il coordinamento al massimo livello in più progetti di programma di conformità.
Responsabile programma di conformità	Crea, registra e gestisce normative, programmi, requisiti e documentazione. Pianifica e assegna azioni ed eventi associati, sia una tantum che ricorrenti, e ne registra e aggiorna lo stato. Assegna i modelli di notifica a programmi, requisiti o eventi e riceve le notifiche relative alle azioni e agli eventi imminenti/in ritardo/non iniziati Registra e gestisce i rinnovi di licenze e permessi. Registra controlli, violazioni, penali e sanzioni. Definisce questionari e pianifica le ispezioni della struttura per verificare che sia conforme alle normative.
Coordinatore programma di conformità	Esamina e aggiorna gli eventi di conformità assegnati. Riceve notifiche di azioni ed eventi imminenti/scaduti/non rispettati.
Responsabile/Revisore del programma di conformità	Esamina i riepiloghi e i documenti pertinenti al programma di conformità.
Responsabile contratto	Organizza tutti gli aspetti di un contratto in una struttura coerente e ordinata. Mantiene i registri delle comunicazioni dei contatti dei fornitori. Pianifica promemoria e notifiche per le attività correlate al contratto, quali riesame e date di rinnovo. Definisce questionari e pianifica ispezioni del lavoro del personale esterno.
Executive	Esamina i report di gestione, quali il report Localizza programmi di conformità, che fornisce la panoramica dello stato della conformità dell'intera organizzazione in base alla posizione, tra cui i conteggi totali di mancata conformità, il totale delle violazioni e le sanzioni per posizione e anno.
Utente mobile	Utilizza l’app mobile Rilievo conformità per verificare in modo indipendente il lavoro del personale esterno e per verificare che le aree della struttura siano conformi alle normative.