Obtención de resultados con Archibus

Cumplimiento normativo

Las organizaciones de todo el mundo están sujetas a una gran variedad de leyes, regulaciones y normas locales, regionales, nacionales e internacionales que regulan sus propiedades e instalaciones. También es posible que las organizaciones tengan políticas y programas internos que necesiten gestionar. Llevar un seguimiento de estos resulta una tarea compleja dado el gran número de requisitos, la crucial necesidad de cumplirlos a tiempo y las sanciones y penalizaciones potencialmente importantes que pueden derivarse de su incumplimiento. Además, muchas de las cuestiones cuyo cumplimiento debe mantenerse están a cargo de proveedores externos especializados en ese área y contratados para realizar dicho trabajo.

Con la aplicación Gestionar cumplimiento normativo de Archibus, puede organizar la información de cumplimiento normativo por regulación, programa y requisitos, lo cual le permite:

Reducir la incidencia de obligaciones normativas no iniciadas (que no se iniciaron a tiempo) o en progreso (que no se terminaron a tiempo).
Reducir las infracciones y sus costes asociados asegurándose de que no se incumplan fechas de vencimiento críticas
Mantener una exhaustiva biblioteca de documentos de cumplimiento normativo que puede personalizar en carpetas para facilitar y agilizar su recuperación
Proporcionar un rastro de auditoría al permitirle almacenar y recuperar fácilmente detalles de requisitos, incluidos documentos, anotaciones e información sobre ubicaciones
Hacer un seguimiento y gestionar programas de cumplimiento normativo facilitando informes operativos y de gestión, incluyendo gráficas, e informes EIS que muestran los programas de cumplimiento normativo en un mapa.
Realizar inspecciones sobre el terreno para verificar que los elementos cumplan todas las normas y que el trabajo subcontratado se haya realizado de acuerdo con las condiciones contractuales.
Integrar sus programas de cumplimiento normativo para llevar a cabo una planificación, gestión y coordinación de nivel superior

Los gestores de programas de cumplimiento normativo usan la aplicación para gestionar todos los aspectos de sus programas, mientras que los Coordinadores de programas de cumplimiento gestionan los programas y requisitos que se les asignan.

Si se está usando la aplicación Proyectos de Archibus, el gestor de proyectos de cumplimiento normativo puede crear proyectos que también aparezcan en dicha aplicación. En Proyectos, puede gestionar todos los aspectos del proyecto para hacer una planificación de nivel superior entre múltiples programas de cumplimiento normativo.

Gestionar cumplimiento normativo
Ubicación	Está disponible tanto en Archibus SaaS como en la oferta de Archibus no SaaS. Riesgo e impacto ambiental / Gestionar cumplimiento normativo
Resultado empresarial	Mejorar la eficiencia operativa y reducir considerablemente los vertiginosos costes, riesgos, complejidad y tiempo asociados a la gestión de normativas, programas de cumplimiento y sus requisitos. Reducir responsabilidades legales y evitar sanciones y remedios costosos mediante un férreo control de las normativas, programas, requisitos, contratos, obligaciones, eventos, documentación y auditorías de obligado cumplimiento.
Usado por	Gestor de proyecto de cumplimiento normativo Gestor de programa de cumplimiento normativo Coordinador de programa de cumplimiento normativo Responsables/auditores de cumplimiento normativo Ejecutivos Gestores de contratos Usuarios móviles
Motivos de la automatización	Mejorar el cumplimiento de los requisitos normativos gracias a un control total de la tremenda complejidad que conlleva la gestión de los programas de cumplimiento. Disminuir el riesgo y las infracciones normativas reduciendo los errores y omisiones para no pasar por alto requisitos. Ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia operativa, lo que conlleva un ahorro de costes al reducir el esfuerzo manual que implica la gestión de grandes volúmenes de información y comunicaciones asociadas a los programas de cumplimiento. Evitar costosas multas y penalizaciones derivadas de las infracciones normativas usando un sistema de recordatorio/notificación por correo electrónico para no pasar por alto requisitos ni fechas de vencimiento. Asegurar una renovación de los permisos y licencias a su debido tiempo mediante un sistema de recordatorio. Prepararse mejor para auditorías de organismos reguladores mediante la generación de un rastro de auditoría justificable de documentos y acciones realizadas. Gestionar mejor las repercusiones económicas del cumplimiento de normativas mediante un seguimiento de los costes y sanciones asociados a los programas de cumplimiento y a los requisitos individuales. Preparar contratos de trabajos subcontratados. Asegurarse de que el trabajo contratado se esté haciendo bien y a tiempo mediante inspecciones sobre el terreno que vigilen el cumplimiento normativo y los requisitos del contrato.
Aplicaciones relacionadas	Proyectos Mantenimiento preventivo Centro de soporte Mantenimiento correctivo Encuestas de cumplimiento normativo (aplicación móvil)
Informes/Resultados	Ver normativas, programas y requisitos Regulaciones e iniciativas Programas de cumplimiento normativo Requisitos de cumplimiento normativo Cumplimiento normativo por ubicación/Ver cumplimiento normativo por ubicación Plantillas de notificación de cumplimiento normativo/Notificaciones de obligaciones normativas Obligaciones normativas no iniciadas y en progreso/Nº de obligaciones normativas no iniciadas y en progreso Cumplimiento normativo Calendario y búsqueda de obligaciones Biblioteca de documentos Anotaciones de cumplimiento normativo Permisos y licencias y Nº de permisos/licencias vencidos Infracciones/Nº de infracciones y resumen de coste de infracciones Edificios/espacios con programas de cumplimiento normativo Mapa de programas normativos/Mapa de infracciones informes de Programa de cumplimiento normativo por... Informes de nº de regulaciones por... Informes de Nº de requisitos de cumplimiento normativo por... Historial de trabajo de cumplimiento normativo Resumen de resultados de encuesta por requisito Exploración de contratos Evaluación de condiciones contractuales Coste de contrato Historial de trabajo del contrato Infracciones del contrato

Los siguientes usuarios normalmente participan en la gestión del cumplimiento normativo.

Usuario	Tareas
Responsables de cumplimiento normativo y riesgos	Preparan para auditorías Hacen un seguimiento y predicen los costes de cumplimiento normativo
Gestor de proyecto de cumplimiento normativo	Lleva a cabo una planificación, gestión y coordinación de nivel superior entre múltiples proyectos donde se vean implicados materiales peligrosos.
Gestor de programa de cumplimiento normativo	Crea, sigue y gestiona normativas, programas, requisitos y documentos. Programa y asigna acciones asociadas y obligaciones, tanto recurrentes como esporádicas, y actualiza y hace un seguimiento de su estado. Asigna plantillas de notificación a programas, requisitos u obligaciones y recibe notificaciones de acciones y obligaciones próximas/no iniciadas/en progreso. Gestiona y hace un seguimiento de la renovación de permisos y licencias. Hace un seguimiento de auditorías, infracciones, penalizaciones y sanciones. Define cuestionarios y programa inspecciones de la instalación para verificar que cumpla las regulaciones.
Coordinador de programa de cumplimiento normativo	Revisa y actualiza las obligaciones normativas que tiene asignadas. Recibe notificaciones de acciones y obligaciones próximas/no iniciadas/en progreso.
Responsable/auditor de cumplimiento normativo	Revisa los resúmenes y documentos pertinentes de cumplimiento normativo.
Gestor de contratos	Prepara todos los aspectos de un contrato con una estructura coherente y ordenada. Mantiene registros de comunicación de los contactos de los proveedores. Programa recordatorios y notificaciones para actividades relacionadas con el contrato, como fechas de revisión y renovación. Define cuestionarios y programa inspecciones del trabajo de los contratistas.
Ejecutivo	Revisa informes de gestión, como el informe Mapa de programa de cumplimiento normativo que ofrece una descripción general del estado de cumplimiento normativo de toda la organización por ubicación, incluyendo el nº total de programas con incumplimiento, el nº total de programas con infracciones, así como las infracciones y multas totales por ubicación y año.
Usuario móvil	Utiliza la aplicación móvil Encuestas de cumplimiento normativo para verificar de forma independiente el trabajo de los contratistas y para comprobar que las áreas de las instalaciones cumplan las regulaciones.