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Prenotazioni

In numerose organizzazioni, una quantità di tempo significativo viene impegnata in riunioni con il personale interno, i clienti e i fornitori. L'ambiente in cui si svolgono le riunioni può influire sia sull'efficienza dell'azienda sia sull'impressione che i clienti hanno dell'azienda. È pertanto fondamentale essere in grado di fornire un ambiente confortevole e adeguato, dotato delle risorse necessarie, siano esse servizi di catering a pranzo o apparecchiature per videoconferenza.

Grazie all'applicazione Prenotazioni è possibile gestire in modo efficiente le prenotazioni di sale riunioni e risorse, comprese le prenotazioni di conference call per più posizioni, mediante una console che consente di prenotare locali e di aggiungere partecipanti e risorse da un'unica vista. Tramite la tempistica è possibile fare clic e trascinare per prenotare locali e risorse. Quando si cambia l'orario della prenotazione di un locale, il sistema aggiorna la disponibilità di risorse e partecipanti per rispecchiare le selezioni effettuate.

Se si includono nelle prenotazioni il tempo necessario per l'impostazione e le pulitura, è possibile organizzare un programma di riunioni efficiente e realistico. Inoltre, è possibile definire diversi accordi per un locale, ad esempio come sala conferenze e aula. In questo modo è possibile preparare adeguatamente i compiti di impostazione e di pulitura necessari per ogni sistemazione in camera e gestire una transizione graduale da una riunione alla successiva.

L'applicazione Prenotazioni include anche una funzione di richiesta di lavoro per settori e fornitori. È possibile impostare qualsiasi risorsa per generare richieste di lavoro. Ad esempio, è possibile impostare le risorse che generano le richieste di lavoro per le attività di configurazione e pulizia e inoltre gestire questo lavoro utilizzando la Console manutenzione o l’app mobile Manutenzione. Inoltre, i report Prenotazioni consentono di calcolare il tasso di utilizzo effettivo delle risorse condivise, ottimizzando lo spazio e l'assegnazione delle risorse a livello globale.

I siti possono inoltre fornire al personale generico accesso ai seguenti strumenti per consentire loro di prenotare le sale riunioni ed effettuare il check-in direttamente dal proprio smartphone o dispositivo mobile. Le prenotazioni effettuate da questi programmi sono poi gestite con l'applicazione Prenotazioni, analogamente alle prenotazioni effettuate direttamente dall'applicazione stessa.

• app mobile Portale servizi spazio di lavoro Archibus
• Portale self-service Spazio di lavoro Archibus

Il plugin Archibus Prenotazioni per Microsoft Outlook

Come funzionalità aggiuntiva per la gestione delle prenotazioni dei locali di un sito, Archibus offre un programma separato, ovvero il plugin Archibus Prenotazioni per Microsoft Outlook, che permette a tutti gli utenti aziendali di effettuare prenotazioni di locali self-service direttamente dalla schermata degli appuntamenti di Microsoft Outlook. Il plugin e l'applicazione completa Archibus Prenotazioni interagiscono perfettamente. In questo modo, le nuove prenotazioni e quelle modificate in un ambiente possono essere visualizzate anche nell'altro. I siti possono implementare il plugin Prenotazioni per Outlook per permettere agli utenti di accedere al sistema delle prenotazioni dall'ambiente Outlook già in uso.

L’estensione Archibus per Microsoft Exchange

È possibile collegare l'applicazione Prenotazioni di locali di Archibus Web Central a Microsoft Exchange Server utilizzando l'estensione Archibus per Microsoft Exchange.

Quando si utilizza questa configurazione, l’applicazione Archibus Prenotazioni di locali all'interno di Web Central presenta le consuete informazioni di prenotazione dei locali di Archibus, come la programmazione di locali, apparecchiature, servizi e catering. Con l'integrazione di Exchange, Exchange Server gestisce tutte le notifiche, ad eccezione della notifica di ritardo nell'approvazione, e gli orari liberi/occupati di tutti i partecipanti invitati si basa sul calendario di Exchange.

Se è stata configurata l'integrazione di Exchange, facoltativamente è possibile abilitare o disabilitare un listener. Se il listener è abilitato, le modifiche apportate nei calendari di Exchange vengono propagate a Web Central e questo riceve una notifica della nuova riunione da Exchange.

Riepilogo

Prenotazioni
Posizione	Archibus non-SaaS Attività servizi luogo di lavoro/Prenotazioni
Risultato aziendale	Utilizzare in modo ottimale le risorse condivise. Indicare con maggiore chiarezza il tasso di utilizzo delle risorse. Aumentare la qualità del processo di organizzazione delle riunioni. Creare la tracciabilità per la prenotazione e la fornitura di risorse condivise. Ridurre i costi relativi al processo di prenotazione e assegnazione delle risorse condivise.
Utilizzato da	Qualsiasi occupante dell'edificio Personale del Service Desk Amministratori prenotazioni Receptionist Fornitori/Settori
Motivi per l'automazione	Le organizzazioni che non dispongono di un efficiente sistema di prenotazione incorrono nei seguenti costi e problemi: Necessità di personale del call center incaricato di gestire le richieste di prenotazione. Frequenti errori o conflitti a causa di una prenotazione doppia, un processo relativo alla prenotazione e all'autore poco chiaro. Risorse sottoutilizzate a causa della mancanza di visibilità sul tasso di occupazione reale.
Applicazioni correlate	Inventario spazio (consigliabile per la creazione di un inventario spazi dettagliato) Manutenzione Portale self-service Spazio di lavoro Archibus Applicazione mobile Portale servizi spazio di lavoro
Report	Report operativi Prenotazioni locali Risorse e prenotazioni di locali Prenotazioni risorsa Prenotazioni: Richieste di lavoro settori Prenotazioni: Richieste di lavoro fornitori Foglio conferma Prenotazioni locali giornaliere Report di controllo della gestione Numero di prenotazioni di locali/risorse al giorno Occupazione del locale al giorno Utilizzo risorse al giorno Totale per divisioni e reparti - Dettagli Lista di controllo per approvazioni tardive Prenotazioni annullate/rifiutate - Dettagli Prenotazioni non verificate Report gestione strategica Numero di prenotazioni di locali/risorse al mese Occupazione/Utilizzo del locale al mese Utilizzo capacità del locale al mese Costi per divisione/reparto al mese Utilizzo assetti al mese Ruoli richiedente al mese Rifiuti per locale/risorsa al mese Annullamenti di locali/risorsa al mese

Gli utenti tipici sono i seguenti:

Utente	Compiti
Qualsiasi occupante dell'edificio	Prenotare un locale o una risorsa. Effettuare il check-in in una sala riunioni. Se si dispone dell'applicazione mobile Portale servizi spazio di lavoro o di Area di lavoro Archibus è possibile effettuare le prenotazioni dei locali e il check-in direttamente dal proprio smartphone o dispositivo portatile.
Responsabili prenotazioni	Sviluppare i dati di background. Prenotare locali e/o risorse. Approvare le prenotazioni. Gestire il lavoro di settore per soddisfare le prenotazioni. Esaminare i report di gestione.
Proprietario processo aziendale	Configurare l'applicazione per soddisfare le esigenze del sito. Sviluppare i dati di background.
Service Desk prenotazioni	Prenotare locali e/o risorse. Approvare le prenotazioni. Gestire il lavoro di settore.
Responsabile approvazioni prenotazioni	Approvare le prenotazioni.
Assistente/addetto prenotazioni	Prenotare locali e/o risorse.
Responsabile settori	Gestire il lavoro di settore per soddisfare le prenotazioni.