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Occupazione

L'aggiunta di dipendenti a un inventario spazio consente di produrre piani di occupazione, conteggi dell'organico e inventari dei dipendenti in base al sito e all’edificio. Le informazioni sono essenziali per individuare uffici vacanti che potrebbero essere utilizzati per lavoratori a contratto o nuovi dipendenti e per comprendere anche visivamente la collocazione di dipendenti e reparti nel piano.

Un inventario del personale accurato consente inoltre ai responsabili degli spazi di ottimizzare la propria efficienza e di pianificare la crescita o la riduzione futura, rispondendo a domande come le seguenti: Gli uffici sono utilizzati in funzione della loro massima capacità? Quanti sono gli uffici liberi? Dovremmo considerare il consolidamento di questi spazi? Qual è l'area media per occupazione? È in linea con gli standard aziendali? Il dipendente ha una posizione temporanea?

I responsabili di reparto e dello spazio hanno accesso ai report che mostrano le modifiche dell'occupazione dei dipendenti, come i cambiamenti di locali e le percentuali di locali liberi nel tempo.

Inoltre, se il sito ha implementato l'applicazione mobile Occupazione spazi Archibus, il personale delle strutture può accedere ai dati importanti di occupazione e ai piani di occupazione mediante i propri dispositivi e smartphone. Si tratta di una funzione particolarmente utile durante le riunioni, quando ci si trova fuori sede e quando si è lontani dalla rete aziendale. Analogamente, il sito può scegliere di eseguire controlli periodici dello spazio in cui i geometri addetti agli spazi sul campo utilizzano gli smartphone per confrontare l’occupazione elettronica con l'utilizzo effettivo e per registrare le differenze.

Occupazione
Posizione	Offerta Archibus non-SaaS: Spazio/Occupazione
Risultato aziendale	Spazio utilizzato dai reparti in base all'occupazione dei dipendenti. Spazio occupabile e spazio libero disponibile. Tendenze nel tempo dell'occupazione e dei locali liberi. Visualizzazione dello spazio sovrautilizzato e sottoutilizzato È possibile gestire i vari tipi di modelli di occupazione presenti in un ambiente aziendale (assegnazione di posti permanente, postazioni di lavoro in condivisione e strategie di spazio di lavoro alternative).
Utilizzato da	Responsabili reparto Responsabili spazio Responsabili strutture Responsabili Service Desk Utenti occasionali (clienti) che richiedono singoli spostamenti.
Motivi per l'automazione	Fornire un repository centrale con i dati dei dipendenti al quale possono accedere i soggetti interessati mediante una rete aziendale o Intranet per una pianificazione ad alto livello. Connettere i dati sulle risorse umane a quelli della gestione finanziaria. Fornire metodi riconosciuti dal settore per l'utilizzo dello spazio dei dipendenti, incluso il report Area media per occupante. Tenere traccia della posizione principale e temporanea di un dipendente. Coordinare automaticamente gli spostamenti, i locali e la programmazione del calendario. Tenere traccia dei cambiamenti di locale dei dipendenti e delle percentuali di locali liberi nel tempo. Gestire scenari di spazi di lavoro alternativi (spazio dei team)
Applicazioni preliminari	Un inventario locali sviluppato con l'applicazione Inventario spazio
Risultati/Report	Elenchi dipendenti Dipendenti per divisione, reparto e standard Report posizione dipendenti Report area media per dipendente Report analisi reparti dipendenti Report disponibilità locali e locali vacanti Piani di occupazione Evidenzia locali liberi occupabili Indicatori posizione Console Ri-allocazione degli spazi di lavoro Report allocazione, tendenze e benchmark Statistiche di spazio del team e rapporti dipendenti/posto
Applicazioni che utilizzano i risultati di questa applicazione	Service Desk Spostamenti Applicazione mobile Occupazione spazi Numerose altre applicazioni ARCHIBUS utilizzano gli elenchi dei dipendenti e i piani di occupazione, inclusi Service Desk, Manutenzione correttiva e Prenotazioni.

In genere, gli utenti tipici che utilizzano un inventario personale sono i seguenti:

Utente	Compiti
Responsabile spazio	Individuare gli uffici liberi per le future esigenze di spazio. Gestire gli spazi del team nell’ambito di un ambiente di lavoro alternativo.
Responsabile reparto	Individuare gli uffici dei dipendenti nei disegni dei piani. Gestire i dati dei dipendenti. Valutare come le posizioni dei dipendenti variano nel tempo. Costituire team per progetti specifici.
Responsabile strutture	Immettere i dati di base dei dipendenti o importare i dati da un database delle risorse umane.
Responsabile Service Desk	Configurare i processi (noti anche come contratti sui livelli di servizio) che gestiscono il flusso di lavoro per le richieste correlate allo spazio.
Utente generico (client)	Usare i compiti self-service per richiedere uno spostamento.