Obtention de résultats avec Archibus

Réservations

Dans de nombreuses organisations, une quantité significative de temps est consacrée aux réunions, avec le personnel ou les clients et les fournisseurs. Votre environnement de réunion peut avoir un impact sur l’efficacité de votre société et sur l’impression qu’a votre client sur la société. Il est donc essentiel de pouvoir fournir un environnement de réunion confortable et adapté doté des ressources nécessaires, qu’il s’agisse du service de restauration ou du matériel de visioconférence.

L’application Réservations vous permet de gérer de façon efficace vos réservations de salles de réunion et de ressources, notamment les réservations d’appel de conférence pour plusieurs emplacements, à l’aide d’une console qui vous laisse réserver des pièces et ajouter des participants et des ressources, le tout à partir d’une seule vue. Vous pouvez cliquer sur la chronologie et la faire glisser pour attribuer des pièces et des ressources. Lorsque vous changez l'heure de réservation d'une pièce, le système met à jour les ressources et la disponibilité des participants afin de refléter vos sélections.

En incluant les temps d’installation et de rangement dans vos réservations, vous pouvez définir un calendrier de réunion efficace et réaliste. En outre, vous pouvez définir plusieurs aménagements pour une même pièce (par exemple, une salle de conférences et une salle de classe). Cela vous permet de préparer de façon adéquate les tâches d’installation et de rangement nécessaires pour chaque aménagement de pièce et d’assurer une transition progressive d’une réunion à l’autre.

L'application Réservations inclut également une fonction de demande d'intervention pour les corps de métier et les fournisseurs. Vous pouvez configurer n'importe quelle ressource de manière à générer des demandes d'intervention. Par exemple, vous pouvez mettre en place des ressources qui génèrent des demandes d'intervention pour les tâches d’installation et de rangement, et vous pouvez gérer cette tâche en utilisant la console de maintenance ou l'application mobile de maintenance. En outre, les rapports de réservation vous permettent de calculer l'utilisation réelle de vos ressources partagées. Vous pouvez ainsi optimiser globalement l’affectation de votre espace et de vos ressources.

Les sites peuvent également donner au personnel accès aux outils suivants pour qu’ils puissent attribuer des salles de réunion et annoncer leur arrivée directement depuis leur smartphone ou leur périphérique mobile. Les réservations effectuées à partir de ces programmes sont ensuite gérées par l'application Réservations, de la même manière que les réservations effectuées à partir de l'application Réservations.

• l’application mobile Archibus Portail des services aux occupants
• le portail en libre-service Services aux occupants Archibus

Complément Réservations d'Archibus pour Microsoft Outlook

En guise de fonction supplémentaire pour la gestion des réservations de pièces de votre site, Archibus offre un programme indépendant, le complément Réservations d'Archibus pour Microsoft Outlook, qui permet à tous les utilisateurs de votre entreprise de créer des réservations de pièces avec services complets directement à partir de la vue Rendez-vous de Microsoft Outlook. Le complément Réservations et l'application complète Réservations d'ARCHIBUS fonctionnent conjointement, de sorte que les nouvelles réservations et les réservations modifiées réalisées dans l'un des environnements soient directement accessibles dans l'autre. Certains sites peuvent souhaiter mettre en œuvre le complément Réservations pour Outlook afin que les utilisateurs puissent accéder au système de réservation à partir de l'environnement familier d'Outlook.

Extension Archibus pour Microsoft Exchange

Vous pouvez connecter l'application Réservations de pièces d'Archibus Web Central aux serveurs Microsoft Exchange en utilisant l'extension Archibus pour Microsoft Exchange.

Lorsque vous utilisez cette configuration, le formulaire de réservation de pièce d'Archibus dans Web Central présente les informations habituelles de réservation de pièce d'Archibus, telles que la programmation des pièces, de l'équipement, des services et de la restauration. Avec l'intégration d'Exchange, le serveur Exchange traite toutes les notifications, à l'exception de celle concernant les retards d'approbation, et le temps libre/occupé de tous les participants invités est basé sur le calendrier Exchange.

Si vous avez configuré l'intégration d'Exchange, un détecteur peut être activé ou désactivé en option. Si le détecteur est activé, les modifications apportées aux calendriers d'Exchange sont propagées à Web Central, et Web Central reçoit d'Exchange une notification de la nouvelle réunion.

Résumé

Réservations
Localisation	Archibus non-SaaS Services aux occupants / Réservations
Résultats pour l’entreprise	Mieux utiliser les ressources partagées. Accroître la visibilité du taux d’utilisation des ressources. Améliorer la qualité du processus d’organisation des réunions. Développer la traçabilité de la réservation et de la mise à disposition des ressources partagées. Réduire les coûts liés au processus de réservation et d’attribution des ressources partagées.
Utilisée par	Tout occupant d’un bâtiment Personnel du centre de services Administrateurs des réservations Réceptionnistes Fournisseurs/corps de métier
Motifs de l’automatisation	Une organisation qui ne possède pas un système de réservation efficace est confrontée aux coûts et inconvénients suivants : Besoin de personnel de centre d’appels chargé de gérer les demandes de réservation. Erreurs ou conflits fréquents en raison des doubles réservations ou de réservations confuses et du processus de création. Ressources sous-utilisées en raison du manque de visibilité concernant le taux réel d’occupation.
Applications connexes	Inventaire de l'espace (recommandé pour la création d'un inventaire d'espace détaillé) Maintenance le portail en libre-service Services aux occupants Archibus Application mobile Portail des services aux occupants
Rapports	Rapports opérationnels Réservations de pièces Réservations de pièces et ressources Réservations de ressources Réservations : Demandes d’intervention de corps de métier Réservations : Demandes d’intervention de fournisseurs Feuille de confirmation Réservations quotidiennes de pièces Rapports de gestion des contrôles Nombre de réservations de pièces/ressources par jour Occupation de la pièce par jour Utilisation de la ressource par jour Décompte par div. et dépt. - Détails Liste de Contrôle des Approbations en Retard Réservations annulées/rejetées - Détails Réservations non vérifiées Rapports de gestion stratégique Nombre de réservations de pièce/ réservations de ressource par mois Occupation/Utilisation des pièces par mois Utilisation de la Capacité de la Pièce par Mois Coûts par Division/Département par Mois Utilisation des Aménagements par Mois Rôles de Demandeur par Mois Rejets par Pièce/par Ressource par Mois Annulations de Pièce/Ressource par Mois

Les utilisateurs type sont les suivants :

Utilisateur	Tâches
Tout occupant d’un bâtiment	Attribue une pièce ou une ressource. Annoncer son arrivée dans une salle de réunion. Si l’occupant a accès à l’application mobile Portail des services aux occupants ou à Services aux occupants Archibus, il peut également réserver des pièces et y annoncer son arrivée directement depuis son smartphone ou son périphérique mobile.
Responsable des réservations	Développe les données fondamentales. Attribue des pièces et/ou des ressources. Approuve les réservations. Gère les travaux par métier requis pour honorer des réservations. Passe en revue les rapports de gestion.
Propriétaire du processus d’entreprise	Configure l’application pour répondre aux besoins du site. Développe les données fondamentales.
Centre de services des réservations	Attribue des pièces et/ou des ressources. Approuve les réservations. Gère les travaux par métier.
Approbateur de réservation	Approuve les réservations.
Assistant de Réservations/Hôte de Réservations	Attribue des pièces et/ou des ressources.
Responsable des corps de métier	Gère les travaux par métier requis pour honorer des réservations.