Obtention de résultats avec Archibus

Conformité

Les organisations du monde entier sont sujettes à un large éventail de lois, réglementations et normes internationales, nationales, régionales et locales ayant trait à leurs propriétés et à leurs infrastructures. Les organisations peuvent aussi mettre en place des programmes et des stratégies internes, qu'elles doivent par la suite gérer. Le suivi de ces exigences est une tâche complexe compte tenu du grand nombre d'exigences, de la nécessité cruciale de s'y conformer dans les temps, et des potentielles infractions et pénalités en cas de non-respect. De plus, de nombreux éléments dont vous devez assurer la conformité sont gérés et entretenus par des prestataires extérieurs spécialisés dans ce domaine et que vous engagez pour effectuer ce travail.

À l'aide de l'application Conformité d'ARCHIBUS, vous pouvez organiser vos informations de conformité par réglementation, programme et exigence, ce qui vous permet de :

Réduire l'incidence des événements en souffrance (non démarrés à temps) ou des événements manqués (non terminés à temps).
Réduire les infractions et les coûts associés en veillant à ce que les dates d'exigibilité critiques ne soient pas manquées.
Tenir à jour une bibliothèque de documents en rapport avec la conformité que vous pouvez personnaliser dans des dossiers en vue d'une récupération simple et rapide.
Fournir une piste d'audit en vous permettant de stocker et récupérer facilement des informations de conformité, en particulier des documents, des registres de communications et des informations sur les emplacements.
Suivre et gérer vos programmes de conformité en fournissant plusieurs rapports d'exploitation et de gestion, y compris des graphes et des rapports EIS qui mettent en évidence vos programmes de conformité sur une carte.
Procéder à des inspections sur le terrain pour vérifier que les éléments sont conformes à l'ensemble des règlements et que les travaux externalisés ont été réalisés conformément aux termes du contrat.
Intégrer vos programmes de conformité dans la planification, la gestion et la coordination des projets de niveau supérieur.

Les gestionnaires de programmes de conformité utilisent l'application pour gérer tous les aspects de leurs programmes de conformité, tandis que les coordinateurs de programmes de conformité gèrent les programmes et les exigences inhérentes à leur mission.

Si vous utilisez l'application Projets d'ARCHIBUS, le gestionnaire de projet de conformité peut créer des projets de conformité qui apparaissent également dans l'application Projets. À partir de cette application, vous pouvez gérer tous les aspects des projets afin de mettre en place une planification de niveau supérieur dans plusieurs programmes de conformité.

Gestion de la conformité
Localisation	Cette option est disponible dans les offres Archibus SaaS et Archibus non-SaaS. Durabilité et risques / Gestion de la conformité
Résultats pour l’entreprise	Améliorer le rendement opérationnel et réduire de manière significative les coûts astronomiques, les risques, la complexité et le temps associés à la gestion des réglementations, des programmes de conformité et de leurs exigences. Réduire la responsabilité et éviter les coûteuses amendes et les réparations en se conformant totalement aux réglementations, aux programmes, aux exigences, aux contrats, aux obligations, aux cas, à la documentation et aux audits relatifs à la conformité.
Utilisée par	Gestionnaire de projet de conformité Gestionnaire de programme de conformité Coordinateur de programme de conformité Agents chargés de la conformité/Auditeurs Responsables décisionnels Responsables des contrats Utilisateurs mobiles
Motifs de l’automatisation	Mieux se conformer aux exigences de conformité réglementaires en maîtrisant totalement la complexité de la gestion des programmes de conformité. Minimiser les risques et les infractions à la réglementation en réduisant les erreurs et les omissions de façon à éviter tout manquement aux exigences. Gagner du temps et augmenter le rendement opérationnel, en minimisant ainsi les coûts, en réduisant les efforts humains nécessaires à la gestion de grands volumes d'informations et de communications associées aux programmes de conformité. Éviter les coûteuses amendes et les pénalités suite à des infractions aux réglementations, grâce à un système flexible de rappel/notification par e-mail afin d'éliminer les non-respects des exigences et des dates d'exigibilité. Garantir une rénovation dans les temps des permis et des licences au moyen d'un système de rappel. Mieux préparer les audits réglementaires en produisant une piste d'audit utile de documents et d'actions terminées. Mieux gérer l'impact financier de la conformité réglementaire en assurant le suivi des coûts et des amendes associés aux programmes de conformité et aux exigences individuelles. Contrats types pour les travaux externalisés. S'assurer que le travail contractuel est bien exécuté et dans les délais prévus en effectuant des inspections sur le terrain liées à la conformité et aux exigences contractuelles.
Applications connexes	Projets Maintenance préventive Centre de services Maintenance corrective Relevés de conformité (application mobile)
Rapports/Résultats	Analyse détaillée de conformité Règlements et initiatives Programmes de conformité Exigences de conformité Conformité par emplacement/Analyse détaillée de la conformité par emplacement Modèles de notification de conformité/Notifications de cas de conformité Événements manqués et en souffrance/Nombre d'événements manqués et en souffrance Conformité Calendrier des événements et outil de recherche d'événements Bibliothèque de documents Registres de communications de conformité Permis et licences et nombre de permis/licences expiré(e)s Infractions à la conformité/Nombre d'infractions à la conformité et résumé des coûts Bâtiments/Pièces auxquels des programmes de conformité sont affectés Cartographie des programmes de conformité/Cartographie des infractions à la conformité Rapports Programme de conformité par... Rapports Nombre de réglementations par... Rapports Nombre d'exigences de conformité par... Historique des travaux de conformité Résumé des résultats de relevé par exigence Analyse détaillée des contrats Evaluation des conditions de contrat Coût de contrat Historique des travaux de contrat Infractions de contrat

Les utilisateurs suivants sont généralement concernés par la gestion de la conformité.

Utilisateur	Tâches
Agents chargés du risque et de la conformité	Se préparer en vue d'audits Suivre et prévoir les coûts de conformité
Gestionnaire de projet de conformité	Réaliser la planification, la gestion et la coordination des projets de niveau supérieur dans de multiples projets et programmes de conformité.
Gestionnaire de programme de conformité	Créer, assurer le suivi et gérer les réglementations, les programmes, les exigences et la documentation. Planifier et affecter les actions et les événements associés, uniques et récurrents, et assurer le suivi et la mise à jour de leur état. Affecter des modèles de notification aux programmes, aux exigences ou aux événements, et recevoir des notifications sur les actions et les événements à venir, en souffrance ou manqués. Assurer le suivi et la gestion des renouvellements de licences et de permis. Assurer le suivi des audits, des infractions, des pénalités et des amendes. Définirt les questionnaires et planifier les inspections des installations pour vérifier qu'elles sont conformes à la réglementation.
Coordinateur de programme de conformité	Examiner et mettre à jour les cas de conformité qui lui ont été affectés. Recevoir des notifications d'actions et d'événements à venir, manqués ou en souffrance.
Agent chargé de la conformité/Auditeur	Examiner les résumés et les documents de conformité applicables.
Responsable des contrats	Modéliser tous les aspects d'un contrat selon une structure cohérente et ordonnée. Tenir à jour les registres de communication des contacts des fournisseurs. Programmer des rappels et des notifications concernant les questions contractuelles, telles que les dates de revue et de renouvellement. Définir les questionnaires et planifier les inspections du travail des sous-traitants.
Responsables décisionnels	Examiner les rapports de gestion, comme le rapport Cartographie des programmes de conformité, qui donne un aperçu de l'état de conformité de toute l'organisation par emplacement, y compris le nombre total de programmes de non-conformité et le coût total des infractions et des amendes par emplacement et par année.
Utilisateur mobile	Utiliser l'application mobile Relevés de conformité pour vérifier de manière indépendante le travail des sous-traitants et s'assurer que les zones des installations sont conformes à la réglementation.