Obtención de resultados con Archibus

Reservas

En muchas organizaciones se emplea una importante cantidad de tiempo en reuniones, ya sea con el personal interno o con clientes y proveedores. El entorno donde realiza estas reuniones puede afectar mucho tanto a la eficiencia de su empresa como a la impresión que los clientes se llevan de ella. Por ello, es vital poder ofrecer un lugar de reunión cómodo y adaptado que cuente con todos los recursos necesarios, ya sea servicios de comida o equipamiento de videoconferencia.

Con la aplicación Reservas, puede gestionar de manera eficaz sus reservas de salas de reuniones y recursos, incluidas reservas de conferencia para varias ubicaciones, mediante una consola que le permite, desde una misma vista, destinar espacios, añadir asistentes y recursos. Usando el cronograma, puede hacer clic y arrastrar para reservar espacios y recursos. Al modificar la hora o fecha de una reserva de espacio, el sistema actualiza los recursos y la disponibilidad de los asistentes para reflejar los cambios.

Al incluir tiempos de configuración y limpieza en sus reservas, puede organizar un programa eficaz y realista de reuniones. Además, puede configurar varias disposiciones para el mismo espacio, como sala de conferencias y como aula. Esto le permite preparar adecuadamente las tareas de configuración y limpieza de cada espacio y gestionar el cambio de una reunión a otro.

La aplicación Reservas también incluye una función de solicitud de trabajo para oficios y proveedores. Puede configurar cualquier recurso para generar solicitudes de trabajo. Por ejemplo, puede configurar recursos que generen solicitudes de trabajo para tareas de configuración y limpieza, y puede gestionar este trabajo utilizando la Consola de mantenimiento o la aplicación móvil Mantenimiento. Además, los informes de Reservas calculan el uso real de los recursos compartidos, lo cual le permite optimizar globalmente la asignación de espacio y recursos.

Es posible que las sedes también quieran que el personal general tengan acceso a las siguientes herramientas para que puedan reservar espacios de reunión y registrarse directamente desde sus teléfonos inteligentes o dispositivos móviles. Las reservas realizadas desde estos programas se gestionan luego con la aplicación Reservas, del mismo modo que las realizadas en la aplicación Reservas.

• la aplicación móvil Portal de servicios al empleado de Archibus
• Portal de autoservicio de Entorno de trabajo de Archibus

El plugin Reservas de Archibus para Microsoft Outlook

Como función adicional para gestionar las reservas de espacios de su sede, Archibus ofrece un programa aparte, el plugin Reservas de Archibus para Microsoft Outlook, que permite a todos los usuarios de su organización reservar espacios con todos los servicios directamente desde la vista Cita de Microsoft Outlook. El plugin y toda la aplicación Reservas de Archibus están conectados de modo que cada reserva nueva o modificada en un entorno sea accesible desde el otro. Es posible que las sedes deseen implementar el plugin Reservas para Outlook para que los usuarios puedan acceder al sistema de reservas desde la familiaridad que ofrece el entorno Outlook.

La Extensión de Archibus para Microsoft Exchange

Puede conectar la aplicación Reservas de espacios de Archibus Web Central a Microsoft Exchange Server usando la Extensión de Archibus para Microsoft Exchange.

Cuando se utiliza esta configuración, el formulario Reservas de espacios de Archibus dentro de Web Central presenta la información habitual sobre reservas de Archibus, como la programación de espacios, equipos, servicios o catering. Con la integración de Exchange, Exchange Server maneja todas las notificaciones excepto la de aprobación vencida, y la disponibilidad de todos los asistentes invitados se basa en el calendario de Exchange.

Si se ha configurado la integración de Exchange, se puede habilitar o deshabilitar opcionalmente una escucha. Si la escucha está habilitada, los cambios realizados en los calendarios de Exchange se propagan a Web Central y Web Central recibe una notificación de la nueva reunión de Exchange.

Resumen

Reservas
Ubicación	Archibus no SaaS Servicios de entorno de trabajo / Reservas
Resultado empresarial	Mejor uso de los recursos compartidos. Visibilidad del uso de los recursos. Mayor calidad en el proceso de organización de reuniones. Posibilidad de seguimiento de las reservas y asignación de los recursos compartidos. Reducción de los costes relacionados con el proceso de reserva y asignación de los recursos compartidos.
Usado por	Cualquier ocupante del edificio Personal de centro de soporte Administradores de reservas Recepcionistas Proveedores / Oficios
Motivos de la automatización	Una organización sin un sistema eficaz de reserva puede encontrarse con los siguientes costes y problemas: Necesidad de llamar al personal del centro encargado de la gestión de las solicitudes de reservas. Fallos y conflictos frecuentes por haber realizado reservas por duplicado o poco claras y por la forma en que se realizan. No se da suficiente uso a los recursos por falta de visibilidad sobre el ritmo de ocupación real.
Aplicaciones relacionadas	Inventario de espacio (se recomienda para crear un inventario de espacio detallado) Mantenimiento Portal de autoservicio de Entorno de trabajo de Archibus Aplicación móvil Portal de servicios al empleado
Informes	Informes operativos Reservas de espacio Reservas de espacios y recursos Reservas de recursos Reservas: Solicitudes de trabajo de oficio Reservas: Solicitudes de trabajo de proveedor Hoja de confirmación Reservas de espacio diarias Informes de gestión de control Número de reservas de recursos/espacios por día Ocupación de espacio por día Uso de recursos por día Cantidad por div. y dpto. - Detalles Lista de revisión de aprobaciones pendientes Reservas rechazadas/canceladas - Detalles Reservas sin verificar Informes de gestión estratégica Número de reservas de recursos/espacios por mes Ocupación/uso de espacios por mes Utilización de capacidad de espacio por mes Costes por división o departamento por mes Uso de disposiciones por mes Solicitudes por funciones de solicitante por mes Rechazos por espacio o recurso por mes Cancelaciones de espacios o recursos por mes

Los siguientes son usuarios típicos:

Usuario	Tareas
Cualquier ocupante del edificio	Reserva de un espacio o recurso. Registro a la entrada a una sala de reuniones. Si se tiene la aplicación móvil Portal de servicios al empleado o Entorno de trabajo de Archibus, también se pueden hacer reservas de espacios y registrar la entrada directamente desde un dispositivo móvil o teléfono inteligente.
Gestor de reservas	Desarrollo de datos de base. Reserva de espacios o recursos. Aprobar reservas. Gestión del trabajo de oficio necesario para realizar las reservas. Revisión de los informes de gestión.
Propietario del proceso de negocio	Configuración de la aplicación para responder a las necesidades de la sede. Desarrollo de datos de base.
Centro de soporte de reservas	Reserva de espacios o recursos. Aprobar reservas. Gestionar trabajo de oficio.
Aprobador de reservas	Aprobación de reservas.
Asistente o anfitrión de reservas	Reserva de espacios o recursos.
Gestor de operarios	Gestionar el trabajo de oficio necesario para disponer de reservas.