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Hoteling

Nell'attuale ambiente aziendale di telelavoratori e lavoratori a contratto a termine, è probabile che il sito abbia riservato un gruppo di locali non occupati in modo specifico per l'occupazione temporanea. Oppure, il sito potrebbe aver eliminato tutti gli uffici permanenti e implementato una strategia di hot desking in cui i dipendenti prenotano una postazione ogni volta si recano in ufficio.

Un sistema che consente di organizzare l'occupazione di questi locali può contribuire a utilizzare questo spazio, che comporta l'addebito di costi, in modo più efficiente. Inoltre, i lavoratori a contratto e i telelavoratori apprezzeranno la disponibilità di uffici appositamente riservati e saranno immediatamente in grado di essere operativi.

Con l'applicazione Hoteling, utenti come i seguenti possono cercare e prenotare uno spazio di lavoro:

qualsiasi dipendente al quale non è assegnata una postazione fissa può prenotarne una per i giorni in cui è in ufficio
lavoratori a contratto o a tempo determinato;
dipendenti part-time;
telelavoratori impegnati in attività nel sito;
gruppi di dipendenti dislocati in altra posizione a causa di ristrutturazioni;
fornitori e personale esterno impegnato su un progetto di rinnovamento e che necessita di spazio in ufficio;
team di lavoro che richiedono locali per progetti a termine.

Il processo è simile alla prenotazione di una camera d'albergo:

ricercare gli spazi disponibili indicando una serie di parametri di ricerca (date, tipo di locale, edificio e così via)
visualizzare gli spazi disponibili su una planimetria
selezionare gli spazi da prenotare
rivedere e creare un elenco degli spazi prenotati
confermare (effettuare il check-in) lo spazio prenotato il giorno della prenotazione (se il proprio sito implementa questa funzione opzionale)

I locali possono essere prenotati per qualsiasi periodo di tempo, da mezza giornata ad anni, e possono essere prenotati in base a un pattern ricorrente, ad esempio ogni tre lunedì. In base alla sicurezza e alla modalità di configurazione dell'applicazione impostata dal proprietario del processo aziendale, è possibile che venga richiesta l'approvazione del responsabile di reparto.

Le regole del flusso di lavoro garantiscono che i locali siano segnalati per il servizio di pulizia e che tale servizio sia completato prima di rendere tali locali nuovamente disponibili per l'occupazione.

Come con lo spazio occupato permanentemente, la registrazione del costo dello spazio in hoteling è essenziale per il controllo dei costi. Tutti gli spazi prenotati vengono riaddebitati ai reparti corrispondenti come avviene per gli spazi permanenti. Addebitando ai reparti l'uso degli spazi occupati, viene promosso un principio di responsabilità condivisa per la riduzione dei costi relativi agli spazi tra i responsabili centri di costo e strutture.

I siti possono inoltre fornire al personale generico, agli occupanti dell'edificio, ai telelavoratori e ad altri soggetti l’accesso ai seguenti strumenti in modo da consentire loro di prenotare i locali ed effettuare il check-in direttamente dal proprio smartphone o dispositivo mobile. Le prenotazioni effettuate da questi programmi sono poi gestite con l'applicazione Hoteling, analogamente alle prenotazioni effettuate dal compito Crea prenotazioni dell'applicazione Hoteling.

app mobile Portale servizi spazio di lavoro Archibus
Portale self-service Spazio di lavoro Archibus

Hoteling
Posizione	Archibus non-SaaS Attività servizi luogo di lavoro/Alberghiero
Risultato aziendale	Aumentare l'utilizzo dello spazio e ridurre i costi associati. Segnalando l'utilizzo in dettaglio fino ai singoli locali, l'applicazione consente ai responsabili strutture di evidenziare lo spazio sottoutilizzato e adottare decisioni informate sulla gestione dello spazio non utilizzato al fine di ridurre i costi o designarlo per altri scopi. Promuovere il principio di responsabilità dei responsabili centri di costo relativamente ai costi associati agli spazi. Poiché lo spazio utilizzato temporaneamente viene riaddebitato ai responsabili centri di costo, questi sono responsabili per lo spazio che utilizzano. Questa pratica allinea i responsabili centri di costo all'obiettivo di ottimizzare l'uso dello spazio. Applica le regole per i tipi di utilizzo dello spazio. L'applicazione impedisce ai dipendenti di prenotare spazio che non sono autorizzati a utilizzare. In questo modo si garantisce un corretto uso dello spazio da parte dei dipendenti. Rendere automatici i processi per migliorare l'efficienza operativa. L'applicazione supporta gli amministratori nel definire le approvazioni per i soli dipendenti che la necessitano. Supporta inoltre l'instradamento automatico. Gestire la produttività dei dipendenti. I dipendenti possono prenotare lo spazio disponibile in modalità self-service, eliminando il sovraccarico necessario per ricercare i locali manualmente o richiedere assistenza. In questo modo, i dipendenti rimangono produttivi e il personale delle strutture può concentrarsi sugli altri compiti.
Utilizzato da	Telelavoratori Dipendenti in trasferta in altri siti aziendali Visitatori Qualsiasi occupante dell'edificio Responsabili reparto Responsabili strutture Responsabili finanziari Dipendenti che non hanno un'assegnazione permanente della postazione
Motivi per l'automazione	Offrire uno strumento per fornire uno spazio di lavoro temporaneo ai dipendenti e ai visitatori che non hanno una collocazione permanente in ufficio. Comprendere la modalità di utilizzo dello spazio su base temporanea. Addebitare ai reparti l'utilizzo dei locali prenotati e promuovere un utilizzo efficiente dello spazio occupato da parte dei responsabili centri di costo. Ridurre i costi relativi allo spazio migliorando l'utilizzo dello spazio ripartendo lo spazio utilizzato raramente. Supportare le pratiche correnti del posto di lavoro, ad esempio ambienti di lavoro agili, telelavoro e uso part-time della workstation. Fornire un repository centrale per l'uso temporaneo dei locali a cui i soggetti interessati possono accedere mediante una rete aziendale o intranet.
Applicazioni correlate	Inventario spazio/Inventario locali (prerequisito) Applicazione mobile Portale servizi spazio di lavoro Portale self-service Spazio di lavoro Archibus
Report	Report operativi Prenotazioni per intervallo di date Locali senza prenotazioni per intervallo date Prenotazioni per dipendente Prenotazioni per reparto Evidenzia locali utilizzabili per hoteling Report di gestione Locali sopra-assegnati e sotto-assegnati Costi addebitabili hoteling per divisione Utilizzo complessivo per reparto Utilizzo complessivo per Locale, per Edificio Utilizzo spazio hoteling per reparto Utilizzo spazio hoteling per locale Risparmio hoteling per reparto Risparmio hoteling per edificio

Gli utenti tipici sono i seguenti:

Utente	Compiti
Dipendenti in telelavoro	Prenotare un ufficio in cui lavorare quando sono richieste attività nel sito. Effettuare il check-in nello spazio prenotato il giorno della prenotazione.
Dipendenti in trasferta in altri siti aziendali	Prenotare un ufficio in cui lavorare mentre si è in trasferta negli siti dell'azienda. Effettuare il check-in nello spazio prenotato il giorno della prenotazione.
Qualsiasi occupante dell'edificio	Prenotare un ufficio per un lavoratore con contratto a termine o un altro visitatore. Prenotare un ufficio per l'uso personale temporaneo. Effettuare il check-in nello spazio prenotato il giorno della prenotazione.
Visitatori	Ricevere messaggi e-mail sullo stato delle prenotazioni effettuate a nome del visitatore.
Responsabili strutture	Individuare posizioni temporanee per i dipendenti i cui uffici sono in corso di ristrutturazione. Analizzare l'uso dello spazio esaminando i locali prenotati negli intervalli di date specifici. Includere i locali prenotati nell'analisi dei riaddebiti. Allestire i locali prenotati con i servizi di base.
Responsabili reparto	Prenotare locali per i team di lavoro impegnati su progetti temporanei. Analizzare lo spazio utilizzato temporaneamente dal reparto. Ottimizzare lo spazio inutilizzato per aumentare l'utilizzo complessivo e ridurre i costi.
Responsabili finanziari	Calcolare il componente spazio condiviso dell'occupazione. Documentare, giustificare e calcolare i costi indiretti per lo spazio ai sensi delle concessioni governative o vettori assicurativi negli ospedali per quegli spazi occupati parzialmente da lavoratori temporanei, a contratto o telelavoratori. Determinare il numero di posti, i relativi costi, risparmiati con i locali prenotati.
Proprietari processi aziendali	Definire i dati sulle strutture di background. Configurare le procedure di notifica. Configurare le procedure di approvazione.