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Bureaux de passage

Les télétravailleurs et les contractuels étant de plus en plus nombreux dans le monde du travail, il est courant pour les entreprises de mettre à leur disposition des pièces prévues spécifiquement à être occupées temporairement. Ou alors, votre site a peut-être éliminé tous les bureaux permanents et mis en place une stratégie de bureaux nomades dans laquelle les employés réservent un poste de travail chaque fois qu’ils viennent au bureau.

La mise en place d'un système permettant d'organiser l'occupation de ces pièces peut être utile pour utiliser plus efficacement un espace coûteux. Par ailleurs, dès leur arrivée sur votre site, ces télétravailleurs et consultants auront la satisfaction de trouver des bureaux disponibles pour se mettre immédiatement au travail.

Grâce à l’application Bureaux de passage, les utilisateurs suivants peuvent rechercher et réserver un espace de travail :

tout employé non attribué à un poste de travail permanent peut réserver un poste pour les jours où il est présent au bureau.
consultants ou personnel temporaire
employés à mi-temps
télétravailleurs intervenant sur le site
groupes d'employés déplacés en raison de rénovations
fournisseurs et entrepreneurs externes travaillant sur un projet de rénovation et ayant besoin de bureaux
équipes de travail ayant besoin de salles de réunion pour des projets temporaires

Le processus est similaire à la réservation d'une chambre d'hôtel :

rechercher des espaces disponibles selon un certain nombre de paramètres de recherche (dates, type de pièce, bâtiment, etc.) ;
voir les espaces disponibles sur un plan d'étage ;
sélectionner des espaces à réserver ;
vérifier la liste des espaces réservés ;
confirmer (s'enregistrer) l'espace réservé le jour de la réservation (si votre site utilise cette fonction en option).

Vous pouvez réserver des pièces pour la durée de votre choix, d'une demi-journée à plusieurs années, ou selon un schéma récurrent (ex. : un lundi sur trois). En fonction du niveau de sécurité et de la manière dont le propriétaire du processus a configuré l'application, la réservation peut être soumise à l'approbation préalable d'un responsable de département.

Les règles de workflow garantissent que les pièces sont codées pour être nettoyées et que le nettoyage est terminé avant qu'une pièce soit de nouveau prête à être occupée.

Au même titre que pour l'espace occupé en permanence, il est essentiel de conserver une trace du coût de ces bureaux de passage pour mieux contrôler les coûts. Tous les espaces attribués sont facturés en interne aux départements correspondants, tout comme l'espace permanent est lui aussi facturé. En facturant aux départements leur utilisation de l'espace, l'application encourage tous les responsables de département et gestionnaires de patrimoine à participer à l'effort de réduction des coûts.

Les sites peuvent aussi autoriser le personnel, les occupants de bâtiments, les télétravailleurs, etc., à accéder aux outils suivants de façon à ce qu’ils puissent réserver des pièces et s’enregistrer directement depuis leur smartphone ou leur périphérique mobile. Les attributions effectuées à partir de ces programmes sont ensuite gérées par l’application Bureaux de passage, de la même manière que les attributions effectuées à partir de la tâche Créer des attributions de l’application Bureaux de passage.

Application mobile Archibus Portail des services aux occupants
Portail en libre-service Services aux occupants Archibus

Bureaux de passage
Localisation	Archibus non-SaaS Services aux occupants / Bureaux de passage
Résultats pour l’entreprise	Optimiser l'utilisation de l'espace et en réduire les coûts. En créant des rapports d'utilisation au niveau des pièces individuelles, l'application permet aux gestionnaires du patrimoine d'identifier l'espace sous-utilisé et de prendre des décisions avisées concernant sa cession ou sa réaffectation à des fins de réduction des coûts. Impliquer les responsables de département dans la réduction des coûts. L'espace utilisé de manière temporaire étant facturé aux responsables de départements, ces derniers sont responsables de l'espace qu'ils utilisent. Cette pratique les incite à remplir l'objectif d'optimisation de l'utilisation de l'espace. Appliquer les règles sur les types d'utilisation de l'espace. L'application empêche les employés de réserver l'espace qu'ils ne sont pas autorisés à utiliser. Elle garantit la bonne utilisation de l'espace par les employés. Automatiser les processus pour améliorer l'efficacité opérationnelle. L'application prend en charge l'établissement d'approbations par les administrateurs uniquement pour les employés qui en ont besoin. Elle prend aussi en charge le routage automatisé. Maintenir la productivité des employés. Les employés peuvent réserver un espace selon le mode du libre service, supprimant ainsi la nécessité de rechercher physiquement une pièce ou de demander de l'aide. Ainsi, ils restent productifs et le personnel administratif peut se consacrer à d'autres tâches.
Utilisée par	Télétravailleurs Employés en visite sur d'autres sites de l'entreprise Visiteurs Tout occupant d’un bâtiment Responsables de département Gestionnaires de patrimoine Responsables financiers Les employés qui n’ont pas d’attribution de poste de travail permanente
Motifs de l’automatisation	Fournir un moyen de mettre un espace de travail temporaire à la disposition des employés et visiteurs qui ne travaillent qu'occasionnellement sur le site. Comprendre l’utilisation temporaire de l’espace. Facturer aux départements l'utilisation des pièces réservées et encourager leurs responsables à utiliser efficacement l'espace occupé. Réduire le coût de l'espace en optimisant son utilisation et en cédant l'espace rarement utilisé. Soutenir les pratiques actuelles, comme les environnements de travail flexibles, le télétravail et l'utilisation des postes de travail à temps partiel. Créer un référentiel centralisé de l’utilisation temporaire des pièces, accessible aux principales parties prenantes par l’intermédiaire d’un Intranet ou d’un réseau d’entreprise.
Applications connexes	Inventaire de l’espace / Inventaire de pièces (pré-requis) Application mobile Portail des services aux occupants Portail en libre-service Services aux occupants Archibus
Rapports	Rapports opérationnels Attributions pour une Période Donnée Bureaux de passage non attribués pour une période donnée Attributions par employé Attributions par Département Mettre en Surbrillance les Pièces Utilisables comme Bureaux de passage Rapports de gestion Pièces suraffectées et sous-affectées Coûts imputables des Bureaux de passage par Division Utilisation Générale par Département Utilisation générale par pièce, par bâtiment Utilisation en Bureaux de Passage par Département Utilisation en Bureaux de Passage par Pièce Economies Bureaux de Passage par Département Economies Bureaux de Passage par Bâtiment

Les utilisateurs type sont les suivants :

Utilisateur	Tâches
Télétravailleurs	Réservent un bureau lorsqu'ils doivent travailler sur le site. Se présentent à l'espace réservé le jour de la réservation.
Employés en visite sur d'autres sites de l'entreprise	Réservent un bureau lorsqu'ils doivent se rendre sur les autres sites de l'entreprise. Se présentent à l'espace réservé le jour de la réservation.
Tout occupant d’un bâtiment	Réserve un bureau pour du personnel temporaire ou tout autre visiteur placé sous sa responsabilité. Réserve pour lui-même un bureau à titre temporaire. Se présentent à l'espace réservé le jour de la réservation.
Visiteurs	Reçoivent un e-mail sur le statut des réservations effectuées en leur nom.
Gestionnaires de patrimoine	Trouvent des lieux d’hébergement pour les employés dont les bureaux font l’objet d’une rénovation. Analyse l'utilisation de l'espace sur la base des pièces attribuées pour une période donnée. Inclut des pièces réservées dans l’analyse d’imputation. Prévoient les prestations de base pour les pièces attribuées.
Responsables de département	Réservent des salles de réunion pour les équipes travaillant sur des projets temporaires. Analysent l'espace temporairement utilisé par leur département. Cèdent l'espace inutilisé pour améliorer l'utilisation globale et réduire les coûts.
Responsables financiers	Calculent la composante "espace partagé". Documentent, justifient et calculent les coûts indirects de l'espace couvert par des subventions gouvernementales ou des assureurs dans les hôpitaux pour les espaces partiellement occupés par du personnel temporaire, des consultants ou des télétravailleurs. Déterminent le nombre de sièges, et leur coût, économisés par pièce réservée.
Propriétaires des processus d’entreprise	Définissent les données fondamentales. Configurent les procédures de notification. Configurent les procédures d'approbation.