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Hoteling

En el entorno actual de trabajadores contratados y teletrabajadores, su sede probablemente ha reservado un grupo de espacios sin ocupar específicamente destinados a su ocupación temporal. O puede que su empresa haya eliminado todas las oficinas permanentes y haya implantado una estrategia de escritorios compartidos en la que los empleados reservan un asiento cada vez que acuden a la oficina.

Establecer un sistema para organizar la ocupación de estos espacios puede ayudarle a usar espacio costoso con más eficiencia. Además, cuando sus teletrabajadores y empleados contratados lleguen a la sede, se alegrarán de contar con oficinas listas para acogerles y podrán comenzar a trabajar de inmediato.

Con la aplicación Hoteling, usuarios como los mencionados a continuación pueden buscar y reservar un espacio de trabajo:

cualquier empleado que no tenga asignado un asiento permanente puede reservar un asiento para los días que esté en la oficina
trabajadores contratados o temporales
empleados que trabajan únicamente a tiempo parcial
teletrabajadores que trabajarán en la sede
grupos de empleados desplazados debido a trabajos de rehabilitación
proveedores y contratistas externos que trabajen en un proyecto de renovación y requieran espacio en oficina
equipos de trabajo que requieran espacios para el equipo para proyectos temporales

El proceso es similar al de reservar una habitación de hotel:

buscar espacios disponibles en función de distintos parámetros de búsqueda (fechas, tipo de espacio, edificio, etc.)
ver los espacios disponibles en un plano de planta
seleccionar espacios para reservar
revisar la lista de espacios reservados
confirmar (registrarse) el espacio reservado el día de la reserva (si su sede implementa esta función opcional)

Los espacios pueden reservarse durante cualquier periodo de tiempo, desde medio día hasta años, y también pueden reservarse de forma repetida (por ejemplo, cada tercer lunes). Dependiendo de su seguridad y de cómo haya configurado el responsable del proceso la aplicación, puede ser necesaria la aprobación de un gestor de departamento.

Las reglas de flujo de trabajo garantizan que los espacios se etiqueten para su limpieza y que esta se realice antes de que el espacio vuelva a estar disponible para ser ocupado.

Al igual que con el espacio ocupado de forma permanente, el seguimiento de los costes del espacio en hoteling es esencial para el control de los costes. Todos los espacios reservados se repercuten a sus departamentos correspondientes igual que con los espacios permanentes. Al repercutir a los departamentos su uso del espacio, la aplicación fomenta la responsabilidad compartida en la reducción de los costes de espacio entre los gestores de departamentos e instalaciones por igual.

Es posible que las sedes también quieran que el personal general, ocupantes de edificios, teletrabajadores y demás tengan acceso a las siguientes herramientas para que puedan reservar espacios y registrarse directamente desde sus teléfonos inteligentes o dispositivos móviles. Las reservas hechas desde estos programas se gestionan con la aplicación Hoteling, de la misma manera que las reservas hechas desde la tarea de Crear reservas de la aplicación Hoteling.

la aplicación móvil Portal de servicios al empleado de Archibus
Portal de autoservicio de Entorno de trabajo de Archibus

Hoteling
Ubicación	Archibus no SaaS Servicios de entorno de trabajo / Hoteling
Resultado empresarial	Aumento de la utilización del espacio y reducción de los costes de espacio. Al informar de la utilización hasta el nivel de espacios individuales, la aplicación permite a los gestores de instalaciones determinar qué espacio está infrautilizado y tomar decisiones informadas sobre el abandono de espacio para reducir costes o designarlos para otros propósitos. Mantiene la responsabilidad de los gestores de departamentos por los costes de espacio. Puesto que el espacio usado provisionalmente se repercute a los gestores de departamento, se consideran responsables del espacio que utilizan. Esta práctica alinea a los gestores de departamento con el objetivo de optimizar el uso del espacio. Aplicar las reglas sobre los tipos de uso del espacio. La aplicación impide que los empleados reserven espacio que no están autorizados a usar. Esto garantiza que los empleados usan el espacio correctamente. Automatiza los procesos para mejorar la eficiencia operativa. La aplicación apoya a los administradores estableciendo las aprobaciones únicamente para los empleados que las requieren. También apoya la remisión automática. Mantener la productividad de los empleados. Los empleados pueden reservar espacio disponible de forma autosuficiente, lo cual elimina los gastos generales de buscar de forma manual los espacios o de pedir ayuda. De esta forma, los empleados se mantienen productivos y el personal de las instalaciones puede centrarse en otras tareas.
Usado por	Teletrabajadores Empleados que visitan otras sedes corporativas Visitantes Cualquier ocupante del edificio Gestores de departamento Gestores de instalaciones Directores financieros Empleados que no tengan asignado un asiento permanente
Motivos de la automatización	Ofrecer los medios de proporcionar espacio de trabajo temporal a empleados y visitantes que no disponen de un lugar permanente en la oficina. Comprender cómo se usa el espacio en función de la ocupación temporal. Repercutir a los departamentos su uso de los espacios reservados y animar a los jefes de departamento a utilizar su espacio ocupado con eficiencia. Reducir los costes de espacio mejorando la utilización del espacio y deshaciéndose del espacio poco utilizado. Soportar las prácticas actuales del entorno de trabajo, como entornos laborales ágiles, teletrabajo y uso de las estaciones de trabajo a tiempo parcial. Proporcionar un depósito central del uso temporal de espacios al que tienen acceso las partes implicadas clave en una red corporativa o Intranet.
Aplicaciones relacionadas	Inventario de espacio / Inventario de espacios (requisito previo) Aplicación móvil Portal de servicios al empleado Portal de autoservicio de Entorno de trabajo de Archibus
Informes	Informes operativos Reservas para un rango de fechas Espacios sin reservas para un rango de fechas Reservas por empleados Reservas por departamento Resaltar puestos reservables para hoteling Informes de gestión Espacios sobre e infraasignados Costes imputables de hoteling por división Utilización general por departamento Utilización general por puesto y por edificio Utilización de hoteling por departamento Utilización de hoteling por puesto Ahorros por hoteling por departamento Ahorros por hoteling por edificio

Los siguientes son usuarios típicos:

Usuario	Tareas
Teletrabajadores empleados	Reservar una oficina para trabajar cuando se necesite trabajar en el lugar. Registrarse en el espacio reservado el día de la reserva.
Empleados que visitan otras sedes corporativas	Reservar una oficina en la que trabajar cuando se visiten las demás sedes de la empresa. Registrarse en el espacio reservado el día de la reserva.
Cualquier ocupante del edificio	Reservar una oficina para un trabajador temporal contratado u otro visitante bajo su supervisión. Reservar una oficina para uso propio temporal. Registrarse en el espacio reservado el día de la reserva.
Visitantes	Recibir mensajes electrónicos acerca del estado de las reservas realizadas en su nombre.
Gestores de instalaciones	Encontrar ubicaciones temporales para empleados cuyas oficinas están renovándose. Analizar el uso del espacio mediante el examen de los espacios reservados en rangos de fechas específicos. Incluir los espacios reservados en los análisis de repercusión de costes. Proveer a los espacios reservados con dotaciones básicas.
Gestores de departamento	Reservar espacios de equipo para equipos de trabajo en proyectos temporales. Analizar el espacio usado provisionalmente por su departamento. Desprenderse de espacio sin usar para aumentar la utilización general y reducir los costes.
Directores financieros	Calcular el componente de ocupación del espacio compartido. Documentar, justificar y calcular los costes indirectos por espacio cubiertos por subvenciones gubernamentales o aseguradoras en hospitales por los espacios ocupados en parte por trabajadores temporales, contratados o teletrabajadores. Determinar el número de asientos y sus costes, que ahorran los espacios reservados.
Propietarios del proceso de negocio	Definir los datos de base de las instalaciones. Configurar procedimientos de notificación. Configurar procedimientos de aprobación.