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Modulo Prenotazioni (Archibus SaaS)

È possibile utilizzare il modulo SaaS Prenotazioni per gestire le richieste di spazi di lavoro temporanei e spazi per riunioni.

Sebbene il modulo SaaS Prenotazioni disponga di funzionalità per la richiesta di spazi di lavoro e di spazi per riunioni, potrebbe risultare utile fornire al personale generico e agli occupanti dell'edificio l’applicazione Spazio di lavoro Archibus oppure l’applicazione mobile Portale servizi spazio di lavoro che consente loro di prenotare spazi di lavoro e spazi per riunioni e di effettuare il check-in in questi locali direttamente da uno smartphone, un chiosco o un dispositivo mobile. È quindi possibile gestire queste prenotazioni utilizzando il modulo SaaS Prenotazioni.

Prenotazioni di spazi per riunioni

In numerose organizzazioni, una quantità di tempo significativo viene impegnata in riunioni con il personale interno, i clienti e i fornitori. L'ambiente in cui si svolgono le riunioni può influire sia sull'efficienza dell'azienda sia sull'impressione che i clienti hanno dell'azienda. È pertanto fondamentale essere in grado di fornire un ambiente confortevole e adeguato, dotato delle risorse necessarie, siano esse servizi di catering a pranzo o apparecchiature per videoconferenza.

Grazie al modulo Prenotazioni è possibile gestire in modo efficiente le prenotazioni di locali e risorse, comprese le prenotazioni di conference call per più posizioni, mediante una console che consente di prenotare locali e di aggiungere partecipanti e risorse da un'unica vista. Quando si cambia l'orario della prenotazione di un locale, il sistema aggiorna la disponibilità di risorse e partecipanti per rispecchiare le selezioni effettuate.

Se si includono nelle prenotazioni il tempo necessario per l'impostazione e le pulitura, è possibile organizzare un programma di riunioni efficiente e realistico. Inoltre, è possibile definire diversi accordi per un locale, ad esempio come sala conferenze e aula. In questo modo è possibile preparare adeguatamente i compiti di impostazione e di pulitura necessari per ogni sistemazione in camera e gestire una transizione graduale da una riunione alla successiva.

Il modulo Prenotazioni include anche una funzione di richiesta di lavoro per settori e fornitori. Ad esempio, è possibile impostare le risorse che generano le richieste di lavoro per le attività di configurazione e pulizia e inoltre gestire questo lavoro utilizzando la Console manutenzione.

Inoltre, i report Prenotazioni consentono di calcolare il tasso di utilizzo effettivo delle risorse condivise, ottimizzando lo spazio e l'assegnazione delle risorse a livello globale.

Prenotazioni spazi di lavoro (Hoteling)

Nell'attuale ambiente aziendale di telelavoratori e lavoratori con contratto a tempo determinato, è probabile che il sito abbia riservato un gruppo di locali non occupati in modo specifico per l'occupazione temporanea. Inoltre, il sito potrebbe aver adottato un ambiente di lavoro aperto in cui i dipendenti non hanno uffici permanenti ma prenotano uno spazio di lavoro ogni giorno.

Un sistema che consente di organizzare l'occupazione di questi spazi e postazioni può contribuire a utilizzare in modo più efficiente questo spazio costoso. Inoltre, all’arrivo presso il sito, i lavoratori a contratto e i telelavoratori apprezzeranno la disponibilità di spazi di lavoro appositamente riservati e saranno immediatamente operativi.

Grazie alle funzionalità di hoteling, gli utenti possono assegnare locali per l'uso temporaneo a utenti quali:

• dipendenti che lavorano in un ambiente open space;
• lavoratori a contratto o a tempo determinato;
• telelavoratori che lavoreranno in sede in un determinato giorno;
• gruppi di dipendenti dislocati in altra sede a causa di ristrutturazioni;
• fornitori e personale esterno impegnato su un progetto di rinnovamento e che necessita di spazio in ufficio;
• team di lavoro che richiedono locali per progetti a termine.
  

Il processo è simile alla prenotazione di una camera d'albergo:

• ricercare gli spazi disponibili indicando una serie di parametri di ricerca (date, tipo di locale, edificio e così via)
• visualizzare gli spazi disponibili su una planimetria
• selezionare gli spazi da prenotare
• rivedere e creare un elenco degli spazi prenotati
• confermare (effettuare il check-in) lo spazio prenotato il giorno della prenotazione (se il proprio sito implementa questa funzione opzionale)

I locali possono essere prenotati per qualsiasi periodo di tempo, da mezza giornata ad anni, e possono essere prenotati in base a un pattern ricorrente, ad esempio ogni tre lunedì. Il sito può facoltativamente richiedere l'approvazione di un responsabile di reparto.

Come con lo spazio occupato permanentemente, la registrazione del costo dello spazio in hoteling è essenziale per il controllo dei costi. Tutti gli spazi prenotati vengono riaddebitati ai reparti corrispondenti come avviene per gli spazi permanenti. Addebitando ai reparti l'uso degli spazi occupati, viene promosso un principio di responsabilità condivisa per la riduzione dei costi relativi agli spazi tra i responsabili centri di costo e strutture.

Riepilogo

Modulo SaaS Prenotazioni
Posizione	Archibus SaaS Modulo Prenotazioni
Risultati aziendali	Supporto delle pratiche correnti del posto di lavoro, ad esempio ambienti di lavoro agili, telelavoro e uso part-time della workstation. Comprensione della modalità di utilizzo dello spazio su base temporanea. Spese per l'uso a livello di reparto dei locali prenotati. Aumento dell'utilizzo dello spazio e riduzione dei costi associati. Poiché ai reparti viene addebitato l'uso di spazi temporanei, i capi reparto sono incoraggiati a utilizzare in modo efficiente lo spazio occupato. Segnalando l'utilizzo in dettaglio fino ai singoli locali, il modulo consente ai responsabili delle strutture di evidenziare lo spazio sottoutilizzato e adottare decisioni informate sulla gestione dello spazio non utilizzato al fine di ridurre i costi o di designarlo per altri scopi. Applicazione delle regole per i tipi di utilizzo dello spazio. Il modulo impedisce ai dipendenti di prenotare spazio che non sono autorizzati a utilizzare. In questo modo si garantisce un corretto uso dello spazio da parte dei dipendenti. Un sistema semplificato di prenotazione degli spazi per le riunioni che evita i costi e le problematiche indicati di seguito: Necessità di personale del call center incaricato di gestire le richieste di prenotazione. Frequenti errori o conflitti a causa di una prenotazione doppia, un processo relativo alla prenotazione e all'autore poco chiaro. Risorse sottoutilizzate a causa della mancanza di visibilità sul tasso di occupazione reale. Riduzione dei costi relativi alla prenotazione e all’assegnazione delle risorse condivise. Visibilità del tasso di utilizzo delle risorse.
Risultati/Report	Prenotazioni locali Risorse e prenotazioni di locali Prenotazioni risorsa Locali e prenotazioni risorsa Prenotazioni - Richieste di lavoro settori Prenotazioni - Richieste di lavoro fornitori Foglio conferma Prenotazioni locali giornaliere Numero di prenotazioni di locali al giorno Numero di prenotazioni risorse al giorno Occupazione del locale al giorno Utilizzo risorse al giorno Dettagli dei costi per divisione/reparto Lista di controllo per approvazioni tardive Prenotazioni annullate - Dettagli Prenotazioni rifiutate - Dettagli Prenotazioni non verificate Prenotazioni per intervallo di date Prenotazioni per intervallo di date (con immagini) Locali senza prenotazioni per intervallo date Locali senza prenotazioni per intervallo date (con immagini) Prenotazioni per dipendente Prenotazioni per reparto Prenotazioni per reparto per intervallo di date Evidenzia locali utilizzabili per hoteling Locali sopra-assegnati e sotto-assegnati Costi addebitabili hoteling per divisione Utilizzo complessivo per reparto, per locale, per edificio Utilizzo spazio hoteling per reparto Risparmio hoteling per reparto, per edificio

Gli utenti tipici sono i seguenti:

Utente	Compiti
Qualsiasi occupante dell'edificio (dipendenti, telelavoratori e ospiti dell'edificio)	Prenotare una sala riunioni o una risorsa. Prenotare un ufficio per l'uso personale temporaneo, per un lavoratore con contratto a termine o un altro visitatore che riferisca all’utente. Se si dispone di Spazio di lavoro Archibus o dell’applicazione mobile Portale servizi spazio di lavoro è inoltre possibile prenotare lo spazio di lavoro e lo spazio per le riunioni direttamente da uno smartphone, un dispositivo mobile o un chiosco. Ricevere e-mail sullo stato delle prenotazioni e delle prenotazioni effettuate personalmente o da altri per proprio conto. Effettuare il check-in nella sala conferenze o nello spazio prenotato il giorno della prenotazione.
Responsabile prenotazioni	Prenotare sale e/o risorse per le riunioni. Approvare le prenotazioni della sala riunioni. Gestire il lavoro di settore per soddisfare le prenotazioni. Esaminare i report di gestione.
Responsabile reparto	Prenotare uno spazio di lavoro per i gruppi di lavoro impegnati con progetti temporanei. Analizzare lo spazio utilizzato temporaneamente dal reparto. Ottimizzare lo spazio inutilizzato per aumentare l'utilizzo complessivo e ridurre i costi.
Responsabili finanziari	Calcolare il componente spazio condiviso dell'occupazione. Documentare, giustificare e calcolare i costi indiretti per lo spazio ai sensi delle concessioni governative o vettori assicurativi negli ospedali per quegli spazi occupati parzialmente da lavoratori temporanei, a contratto o telelavoratori. Determinare il numero di posti a sedere, e i relativi costi, che vengono risparmiati utilizzando lo spazio di lavoro temporaneo.
Responsabile strutture	Individuare posizioni temporanee per i dipendenti i cui uffici sono in corso di ristrutturazione. Analizzare l'uso dello spazio esaminando i locali prenotati negli intervalli di date specifici. Includere i locali prenotati nell'analisi dei riaddebiti. Allestire i locali prenotati con i servizi di base.
Service Desk prenotazioni	Prenotare spazi e/o risorse per le riunioni. Approvare le prenotazioni. Gestire il lavoro di settore.
Responsabile approvazioni prenotazioni	Approvare le prenotazioni per gli spazi e le risorse per le riunioni.
Assistente/addetto prenotazioni	Prenotare spazi e/o risorse per le riunioni.
Responsabile settori	Gestire il lavoro di settore necessario per soddisfare le esigenze relative agli spazi per le riunioni prenotati.