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Modulo Spazio (Archibus SaaS)

Il modulo Spazio offre quattro aree di gestione dello spazio e dell'occupazione:

Inventario

Un elenco di uffici dei dipendenti, sale per conferenza, locali per formazione, cucine, laboratori, aree reception e così via, insieme alle aree di servizio e a quelle di collegamento verticale, che consente una facile localizzazione del personale, rappresenta una raccolta di informazioni molto valida per i responsabile degli spazi, delle telecomunicazioni, della manutenzione, delle risorse umane e per la pianificazione del personale. Inoltre, conoscendo le aree comuni e quelle non utilizzate (aree residue), si garantisce l'efficienza degli spazi.

Il proprio sito potrebbe aver già sviluppato l'inventario di base e le planimetrie utilizzando Archibus Foundations. In caso contrario, è possibile farlo con le viste per Smart Client e le estensioni Smart Client, in cui è possibile sviluppare disegni delle planimetrie e delineare le aree lorde di ogni piano, le aree di collegamento verticale, le aree di servizio e i locali (con diversi livelli di dettaglio). Una volta sviluppato un inventario di base dei locali, il responsabile della struttura assegna lo spazio ai reparti. Man mano che i reparti si espandono e si contraggono, le relative esigenze di spazio cambiano e si rende necessaria una riallocazione. Inoltre, l'inventario degli spazi deve essere gestito man mano che le aziende si espandono e occupano più spazio.

Riaddebito

Sia che un'organizzazione possieda gli edifici o affitti le aree in un edificio, lo spazio è un fattore costoso e pertanto uno dei principali elementi che influiscono sul budget. Per garantire l'uso efficiente dello spazio, molte aziende fatturano internamente ai reparti lo spazio che occupano nonché la relativa quota degli spazi comuni che occupano negli edifici o nei piani. Questo processo è noto come riaddebito.

Quando viene fatturato l'utilizzo del proprio spazio, i responsabili dei centri di costo sono più portati a ridurre gli spazi sprecati e a utilizzarli in modo più efficiente. Quando aumenta la consapevolezza rispetto al costo e all'utilizzo degli spazi, aumenta in genere anche l'efficienza degli spazi in tutta l'organizzazione e, di conseguenza, si riducono i costi.

Occupazione

L'aggiunta di dipendenti a un inventario spazio consente di produrre piani di occupazione, conteggi dell'organico e inventari dei dipendenti in base al sito e all’edificio. Le informazioni sono essenziali per individuare uffici vacanti che potrebbero essere utilizzati per lavoratori a contratto o nuovi dipendenti e per comprendere anche visivamente la collocazione di dipendenti e reparti nel piano.

Un inventario del personale accurato consente inoltre ai responsabili degli spazi di ottimizzare la propria efficienza e di pianificare la crescita o la riduzione futura, rispondendo a domande come le seguenti: Gli uffici sono utilizzati in funzione della loro massima capacità? Quanti sono gli uffici liberi? Dovremmo considerare il consolidamento di questi spazi? Qual è l'area media per occupazione? È in linea con gli standard aziendali? Il dipendente ha una posizione temporanea?

Spostamenti

Un'efficiente gestione degli spostamenti può esercitare un notevole impatto sulla strategia aziendale e i profitti dell'organizzazione. Una corretta e rapida esecuzione degli spostamenti è fondamentale per evitare ritardi, tempi di inattività e inefficienze. Le funzioni di spostamento forniscono un processo collaborativo automatico che consente di gestire ed eseguire facilmente l'intero progetto di spostamento, riducendo i tempi di inattività correlati agli spostamenti per l'organizzazione.

Le funzioni di spostamento riguardano principalmente i "traslochi di scatole", in cui il contenuto dell'ufficio viene imballato in scatole e spostato in un altro ufficio. Il modulo aiuta i responsabili degli spostamenti a:

eseguire spostamenti che coinvolgono persone e locali non ancora in inventario;
gestire l'intero processo di spostamento a livello sia macro sia micro
organizzare grandi quantità di dati, le comunicazioni e il coordinamento tra le diverse parti coinvolte in uno spostamento

App mobili Spazio

Se il sito ha implementato l’app mobile Archibus Book Spazi o Archibus Occupazione spazi, il personale delle strutture può accedere ai dati importanti degli edifici e alle planimetrie mediante i propri dispositivi portatili e smartphone. Analogamente, il sito può scegliere di eseguire controlli periodici dello spazio in cui i geometri addetti agli spazi sul campo utilizzano gli smartphone per confrontare l'inventario all'utilizzo effettivo degli spazi e per registrare le differenze.

Oltre ad utilizzare le app mobili, il personale generico può accedere alle informazioni relative allo spazio e all'occupazione utilizzando Spazio di lavoro Archibus, disponibile da computer desktop, chiosco o dispositivo mobile.

Riepilogo

Modulo Spazio
Posizione	Archibus SaaS Modulo Spazio
Inventario spazio
Risultato aziendale	Un resoconto accurato dell'utilizzo di tutto lo spazio, compreso lo spazio del team. Trasparenza dei reparti per il possesso e l'utilizzo dello spazio. Un inventario dello spazio che segue uno standard aziendale comune. Valori accettati nel settore per il rapporto spazio utilizzabile/locabile e spazio locabile/utilizzabile definito da IFMA. Identificazione delle principali opportunità di risparmio dei costi e recupero dello spazio inutilizzato, che in ultima analisi può portare a una riduzione dell'ingombro.
Risultati/Report	Report Analisi efficienza edificio (rapporti Utilizzabile/Locabile e Locabile/Utilizzabile) Elenchi dei locali Locali per edificio e piano Locali per divisione e dipartimento Locale per categoria e tipo Categorie e tipi di locale per piano, per reparto Standard locali per piano, per reparto Standard locali per reparto Reparto per piano Piano stack reparti Reparto per piano Report area residua Report allocazione, tendenze e benchmark Piano stack reparto Portale spazio
Occupazione
Risultato aziendale	Collegamento dei dati relativi alle risorse umane e alla gestione delle strutture. Identificazione della posizione principale e temporanea di un dipendente. Spazio utilizzato dai reparti in base all'occupazione dei dipendenti. Tendenze nel tempo dell'occupazione e dei locali liberi. Visualizzazione dello spazio sovrautilizzato e sottoutilizzato Gestione di vari tipi di modelli di occupazione (assegnazione di posti permanente, postazioni di lavoro in condivisione, strategie di spazio di lavoro alternative).
Risultati/Report	Dipendenti per sede, per divisione, per reparto, per standard Area media dipendente per categoria di locale, tipo, standard Analisi di reparto dipendente per reparto, per piano, per sede Individua dipendente Evidenzia locali liberi occupabili Locali disponibili Piano di occupazione
Spostamenti
Risultato aziendale	Gestione più efficace dei progetti di spostamento e di esecuzione dello spostamento grazie al miglioramento delle comunicazioni e del coordinamento tra il personale generale, l'ambito IT, le strutture, le risorse addette agli spostamenti, il personale addetto alle telecomunicazioni e altro personale coinvolto. Interruzione ridotta delle attività aziendali nel complesso. Maggiore soddisfazione totale dei dipendenti grazie a un processo di spostamento più semplice. Riduzione di complessità, rischi, tempi, inattività e costi associati agli spostamenti con scatole. Tassi di spostamento e altre statistiche sugli spostamenti.
Risultati/Report	Statistiche spostamento per organizzazione, per sede Grafico delle statistiche di spostamento Cronologia spostamenti Portale statistiche spostamenti
Riaddebito
Risultato aziendale	Sistema di ricarico interno dei costi completamente automatizzato che fa risparmiare tempo a livello amministrativo Dati relativi alle aree e ai costi addebitabili calcolati automaticamente e raggruppati per unità operativa. Maggiore consapevolezza del costo degli spazi e pertanto maggiore efficienza, poiché i costi vengono trasferiti ai reparti. Dati sull'area comune (proporzionale) condivisa.
Report/Risultati	Analisi dettagliata riaddebiti Consuntivi finanziari per divisione Prorata Area residua Report eccezioni Locali con reparto e prorata Locali senza reparti né prorata Collegamenti verticali con reparti o prorata Inventario misto in area prorata

I principali utenti del modulo Spazio sono:

Utente	Compiti
Responsabile finanziario Responsabile centro di costo	Distribuire il costo dello spazio tra le divisioni e i reparti. Inserire nei budget e nei processi decisionali il costo degli spazi
Responsabile reparto	Inserire nei budget e nei processi decisionali il costo degli spazi. Conoscere gli spazi assegnati a propri reparti, sapere come cambiano nel tempo e conoscerne i costi. Utilizzare moduli di richiesta self-service per richiedere spostamenti singoli e di gruppo. Utilizzare moduli di richiesta self-service per richiedere e liberare spazio. Individuare gli uffici dei dipendenti nei disegni dei piani. Gestire i dati dei dipendenti. Valutare come le posizioni dei dipendenti variano nel tempo. Costituire team per progetti specifici. Richiedere gli spostamenti. Ricevere notifica dello stato degli spostamenti mano a mano che vengono elaborati. Fungere da responsabile approvazioni per spostamenti che coinvolgono il proprio personale. Tenere traccia del tasso di spostamento del reparto esaminando il report "Tasso di spostamento per reparto".
Responsabile strutture	Immettere i dati di base dei dipendenti o importare i dati da un database delle risorse umane. Esaminare i totali dei riaddebiti degli spazi e verificare che lo spazio sia correttamente assegnato ai reparti e alle divisioni.
Responsabile Service Desk	Configurare i processi (noti anche come contratti sui livelli di servizio) che gestiscono il flusso di lavoro per le richieste correlate allo spazio e le regole che determinano in quale modo lo spazio di lavoro viene allocato quando i dipendenti occupano e lasciano i locali.
Specialista CAD	Elaborare le planimetrie con le aree lorde, le aree dei collegamenti verticali, i servizi, i gruppi, i piani aperti, i locali e/o le workstation. Si tratta della prima fase per iniziare a utilizzare un inventario spazio.
Responsabile spazio	Gestire un inventario spazio sviluppato da uno specialista CAD. Gestire ed evadere le richieste di spazio degli utenti di tutta l'organizzazione. Tenere traccia e modificare tutto l'archivio ri-allocazioni degli spazi di lavoro in sospeso. Tenere traccia delle modifiche nell'assegnazione dello spazio nel tempo. Individuare gli uffici liberi per le future esigenze di spazio. Gestire gli spazi del team nell’ambito di un ambiente di lavoro alternativo.
Responsabile pianificazione dello spazio	Pianificare in funzione delle future esigenze di spazio e supportare richieste di spazio in costante cambiamento. Utilizzare i report di analisi e tendenze per supportare le decisioni fondamentali in fatto di spazio e portafoglio, come l'identificazione di opportunità di consolidamento, riorganizzazione e riconfigurazione. Implementare strategie alternative per i luoghi di lavoro, ad esempio hotel, locali condivisi e telelavoro.
Richiedente spostamenti	Usare i compiti self-service per richiedere uno spostamento. Le procedure variano tra i diversi siti, ma i richiedenti tipici sono i seguenti: responsabili di reparti che richiedono spostamenti per neoassunzioni nei propri reparti e trasferimenti dai propri reparti personale delle risorse umane che richiede locali per neoassunzioni o trasferimenti (se non gestiti dal responsabile centro di costo) responsabili centri di costo che richiedono spostamenti a seguito di promozioni o riorganizzazione nell'ambito del proprio reparto personale IT che richiede lo spostamento di apparecchiature obsolete in magazzino responsabili divisione o unità operativa che gestiscono l'implementazione di riorganizzazioni aziendali su larga scala responsabili strutture e coordinatori spostamenti che supervisionano lo spostamento in una nuova struttura o la funzione di personale dopo un'acquisizione Questi utenti avviano lo spostamento immettendo una richiesta nel sistema Spostamenti, specificando le posizioni correnti e future ed eventuali note speciali sullo spostamento. Se dispongono dell'accesso a Spazio di lavoro Archibus possono eseguire l'operazione direttamente dal proprio smartphone o dispositivo portatile. Ricevono messaggi e-mail in cui viene indicato se la richiesta di spostamento è stata approvata o negata.
Coordinatore spostamento	Richiedono spostamenti su larga scala a causa di riorganizzazioni e fusioni aziendali. Immettono i dettagli su uno spostamento richiesto. Stimano il costo dello spostamento Definiscono in dettaglio l'esecuzione dello spostamento con azioni specifiche a cui gli addetti devono attenersi. Instradano una richiesta di spostamento per l'approvazione o approvarla automaticamente. Emettono spostamenti. Monitorano gli ordini di spostamento in corso di svolgimento Completano i dettagli relativi agli ordini di spostamento, ad esempio le informazioni su specifiche voci di azioni, ore trascorse occupandosi dello spostamento, data di completamento e note speciali. Analizzano i tassi di spostamento.
Coordinatori dati e fonia	Gestiscono gli aspetti relativi alla rete fonia e di dati di uno spostamento. Verificano che l'accesso alla rete sia stato stabilito.