Obtention de résultats avec Archibus

Module Réservations (Archibus SaaS)

Utilisez le module SaaS Réservations pour gérer les demandes d'espaces de travail et de réunion temporaires.

Même si le module SaaS Réservations comporte des fonctions permettant de demander un espace de travail ou de réunion, il peut être souhaitable que votre site fournisse à l’ensemble du personnel et aux occupants du bâtiment l’outil Services aux occupants Archibus ou l’application mobile Portail des services aux occupants afin qu’ils puissent réserver des espaces de travail et de réunion et annoncer leur arrivée dans ces salles directement depuis un smartphone, un kiosque ou un périphérique mobile. Vous pouvez ensuite gérer ces réservations à l'aide du module SaaS Réservations.

Réservations d'espace de réunion

Dans de nombreuses organisations, une quantité significative de temps est consacrée aux réunions, avec le personnel ou les clients et les fournisseurs. Votre environnement de réunion peut avoir un impact sur l’efficacité de votre société et sur l’impression qu’a votre client sur la société. Il est donc essentiel de pouvoir fournir un environnement de réunion confortable et adapté doté des ressources nécessaires, qu’il s’agisse du service de restauration ou du matériel de visioconférence.

Le module Réservations vous permet de gérer de façon efficace vos réservations de pièces et de ressources, notamment les réservations d'appel de conférence pour plusieurs emplacements, à l'aide d'une console qui vous permet de réserver des pièces et d'ajouter des participants et des ressources, le tout à partir d'une seule vue. Lorsque vous changez l'heure de réservation d'une pièce, le système met à jour les ressources et la disponibilité des participants afin de refléter vos sélections.

En incluant les temps d’installation et de rangement dans vos réservations, vous pouvez définir un calendrier de réunion efficace et réaliste. En outre, vous pouvez définir plusieurs aménagements pour une même pièce (par exemple, une salle de conférences et une salle de classe). Cela vous permet de préparer de façon adéquate les tâches d’installation et de rangement nécessaires pour chaque aménagement de pièce et d’assurer une transition progressive d’une réunion à l’autre.

Le module Réservations inclut également une fonction de demande d'intervention pour les corps de métier et les fournisseurs. Par exemple, vous pouvez mettre en place des ressources qui génèrent des demandes d’intervention pour les tâches d’installation et de rangement, et vous pouvez gérer cette tâche en utilisant la console de maintenance.

En outre, les rapports de réservation vous permettent de calculer l'utilisation réelle de vos ressources partagées. Vous pouvez ainsi optimiser globalement l’affectation de votre espace et de vos ressources.

Réservations d'espace de travail (Bureaux de passage)

Les télétravailleurs et le personnel temporaire occupant de plus en plus de place dans le monde du travail, et il est courant pour les entreprises de mettre à leur disposition des pièces inoccupées prévues à cet effet. De plus, votre site peut avoir adopté un environnement de travail ouvert dans lequel les employés ne disposent pas de bureaux permanents et réservent un espace de travail chaque jour.

La mise en place d'un système permettant d'organiser l'occupation de ces espaces et postes peut être utile pour utiliser plus efficacement un espace coûteux. Par ailleurs, dès leur arrivée sur votre site, ces télétravailleurs et consultants auront la satisfaction de trouver des espaces de travail disponibles pour se mettre immédiatement au travail.

Avec les fonctionnalités Bureaux de Passage, vous pouvez attribuer des pièces pour un usage provisoire aux utilisateurs suivants :

• employés travaillant dans un environnement ouvert
• consultants ou personnel temporaire
• télétravailleurs intervenant sur le site un jour spécifique
• groupes d'employés déplacés en raison de rénovations
• fournisseurs et entrepreneurs externes travaillant sur un projet de rénovation et ayant besoin de bureaux
• équipes de travail ayant besoin de salles de réunion pour des projets temporaires
  

Le processus est similaire à la réservation d'une chambre d'hôtel :

• rechercher des espaces disponibles selon un certain nombre de paramètres de recherche (dates, type de pièce, bâtiment, etc.) ;
• voir les espaces disponibles sur un plan d'étage ;
• sélectionner des espaces à réserver ;
• vérifier la liste des espaces réservés ;
• confirmer (s'enregistrer) l'espace réservé le jour de la réservation (si votre site utilise cette fonction en option).

Vous pouvez réserver des pièces pour la durée de votre choix, d'une demi-journée à plusieurs années, ou selon un schéma récurrent (ex. : un lundi sur trois). Votre site peut éventuellement nécessiter l'approbation d'un chef de service.

Au même titre que pour l'espace occupé en permanence, il est essentiel de conserver une trace du coût de ces bureaux de passage pour mieux contrôler les coûts. Tous les espaces attribués sont facturés en interne aux départements correspondants, tout comme l'espace permanent est lui aussi facturé. En facturant aux départements leur utilisation de l'espace, l'application encourage tous les responsables de département et gestionnaires de patrimoine à participer à l'effort de réduction des coûts.

Résumé

Module SaaS Réservations
Localisation	Archibus SaaS Module Réservations
Résultats pour l’entreprise	Prise en charge des pratiques actuelles, comme les environnements de travail flexibles, le télétravail et l’utilisation des postes de travail à temps partiel. Compréhension de l’utilisation temporaire de l’espace. Frais pour l'utilisation des pièces réservées par les différents départements. Optimisation de l'utilisation de l'espace et réduction des coûts afférents. Comme les départements sont facturés pour l'utilisation de l'espace temporaire, les responsables sont encouragés à utiliser efficacement l'espace occupé. En créant des rapports d'utilisation au niveau des pièces individuelles, le module permet aux gestionnaires du patrimoine d'identifier l'espace sous-utilisé et de prendre des décisions avisées concernant sa cession ou sa réaffectation à des fins de réduction des coûts. Règles appliquées sur les types d'utilisation de l'espace. Le module empêche les employés de réserver l'espace qu'ils ne sont pas autorisés à utiliser. Il garantit la bonne utilisation de l'espace par les employés. Un système de réservation d'espace de réunion rationalisé évite les coûts et les pièges suivants : Besoin de personnel de centre d’appels chargé de gérer les demandes de réservation. Erreurs ou conflits fréquents en raison des doubles réservations ou de réservations confuses et du processus de création. Ressources sous-utilisées en raison du manque de visibilité concernant le taux réel d’occupation. Coûts réduits liés à la réservation et à l'allocation des ressources partagées. Visibilité sur le taux d’utilisation des ressources.
Résultats/Rapports	Réservations de Pièces Réservations de Pièces et Ressources Réservations de Ressources Réservations de Ressources et Pièces Réservations - Demandes d’Intervention de Corps de Métier Réservations - Demandes d’Intervention de Fournisseurs Feuille de Confirmation Réservations quotidiennes de pièces Nombre de Réservations de Pièce par Jour Nombre de Réservations de Ressources par Jour Occupation de la Pièce par Jour Utilisation de la Ressource par Jour Coûts par Division/Département - Détails Liste de Contrôle des Approbations en Retard Réservations annulées - Détails Réservations rejetées - Détails Réservations non vérifiées Attributions pour une Période Donnée Attributions pour une Période Donnée (avec images) Bureaux de passage non attribués pour une période donnée Bureaux de passage non attribués pour une période donnée (avec images) Attributions par Employés Attributions par Département Attributions par Département pour une Période Donnée Mettre en Surbrillance les Pièces Utilisables comme Bureaux de passage Pièces suraffectées et sous-affectées Coûts imputables des Bureaux de passage par Division Utilisation Générale par Département, par Pièce, par Bâtiment Utilisation en Bureaux de Passage par Département Economies Bureaux de Passage par Département, par Bâtiment

Les utilisateurs type sont les suivants :

Utilisateur	Tâches
Tout occupant d'un bâtiment (employées, télétravailleurs et visiteurs)	Attribue une salle de réunion ou une ressource. Réserve un bureau à usage temporaire pour lui-même, du personnel temporaire ou tout autre visiteur placé sous sa responsabilité. Si vous disposez de Services aux occupants Archibus ou de l’application mobile Portail des services aux occupants, vous pouvez également attribuer un espace de travail ou de réunion directement depuis un smartphone, un périphérique mobile ou un kiosque. Reçoit un e-mail sur l'état des attributions et des réservations qu'il a faites ou qui ont été faites en son nom. Se présente à l’espace ou à la salle de conférence attribué le jour de la réservation.
Responsable des réservations	Attribue des salles de réunion et/ou des ressources. Approuve les réservations de salles de réunion. Gère les travaux par métier requis pour honorer des réservations. Passe en revue les rapports de gestion.
Responsable de département	Réserve des espaces de travail pour les équipes travaillant sur des projets temporaires. Analyse l'espace qui est utilisé temporairement par son département. Cède l'espace inutilisé pour améliorer l'utilisation globale et réduire les coûts.
Responsable financier	Calcule la composante "espace partagé". Documente, justifie et calcule les coûts indirects de l'espace couvert par des subventions gouvernementales ou des assureurs dans les hôpitaux pour les espaces partiellement occupés par du personnel temporaire, des consultants ou des télétravailleurs. Détermine le nombre de postes, et leur coût, économisés grâce à l'utilisation d'espaces temporaires.
Gestionnaire de patrimoine	Trouve des lieux d’hébergement pour les employés dont les bureaux font l’objet d’une rénovation. Analyse l'utilisation de l'espace sur la base des pièces attribuées pour une période donnée. Inclut des pièces réservées dans l’analyse d’imputation. Prévoit les prestations de base pour les pièces attribuées.
Centre de services des réservations	Attribue des espaces de réunion et/ou des ressources. Approuve les réservations. Gère les travaux par métier.
Approbateur de réservation	Approuve les réservations d'espaces et de ressources de réunion.
Assistant de Réservations/Hôte de Réservations	Attribue des espaces de réunion et/ou des ressources.
Responsable des corps de métier	Gère les travaux par métier requis pour honorer les attributions d’espaces de réunion.