Obtention de résultats avec Archibus

Module Espace (Archibus SaaS)

Le module Espace fournit quatre domaines de gestion de l’espace et de l’occupation :

Inventaire

La liste des bureaux des employés, salles de réunion, salles de formation, kitchenettes, laboratoires, zones de réception, etc., ainsi que des espaces utilitaires et des pénétrations verticales dans lesquels vous ne pouvez pas installer du personnel, fournit une mine d'informations non seulement aux gestionnaires d'espace, mais également au personnel chargé de la télécommunication, de la maintenance, des ressources humaines et de la planification. Le fait de connaître les surfaces communes et les surfaces inoccupées (surfaces restantes) d'un étage garantit par ailleurs une utilisation efficace de l'espace.

Il se peut que votre site ait déjà créé un inventaire de base et des plans d'étage à l'aide des Fondations Archibus. Si tel n'est pas le cas, vous pouvez utiliser Smart Client et les extensions Smart Client pour élaborer cet inventaire en réalisant les dessins de plans d'étage et la délimitation, pour chaque étage, des surfaces brutes, des pénétrations verticales, des espaces utilitaires et des pièces (avec plusieurs niveaux de détail). Une fois que l'inventaire de base des pièces est établi, le gestionnaire de patrimoine attribue l'espace aux différents départements. À mesure que les départements évoluent, leurs besoins en espace changent et une réaffectation est nécessaire. En outre, l'inventaire d'espace doit être maintenu pour refléter la situation des entreprises qui se développent et occupent davantage d'espace.

Imputation

Qu’une organisation possède ses propres locaux ou qu’elle loue des surfaces dans un bâtiment, elle ne peut que constater que l’espace est cher et qu’il constitue un facteur majeur dans le budget d’exploitation. Pour optimiser l’utilisation de l’espace, bon nombre d’organisations facturent en interne aux départements l’espace qu’ils occupent ainsi que l’espace commun qu’ils partagent à l’étage ou dans le bâtiment. Ce processus est ce que l’on appelle l’imputation.

Lorsque les responsables de département doivent payer l’espace qu’ils occupent, ils sont plus aptes à réduire l’espace inutilisé et à optimiser l’utilisation de l’espace qui leur a été alloué. Quand tous les responsables de département prennent conscience du coût et de l’utilisation de l’espace, les surfaces sont généralement utilisées de façon plus efficace dans l’ensemble de l’organisation et les coûts afférents diminuent.

Occupation

L'ajout d'employés à un inventaire d'espace vous permet de produire des plans d'occupation, des effectifs et des inventaires des employés par site et bâtiment. Ces informations sont vitales pour localiser les bureaux vacants susceptibles d'être utilisés par les consultants ou les nouveaux employés et pour appréhender visuellement la répartition des employés et des départements à l'étage.

Un inventaire du personnel précis aide également les gestionnaires d'espace à optimiser l'utilisation de l'espace et à anticiper l'augmentation ou la diminution des besoins en répondant à des questions telles que : Nos bureaux sont-ils utilisés à pleine capacité ? De combien de bureaux vacants disposons-nous ? Devons-nous en envisager le regroupement ? Quelle est la surface moyenne par occupation ? Est-ce conforme à nos standards ? Cet employé dispose-t-il d'une localisation par satellite ?

Déménagements

Une gestion efficace des déménagements peut avoir un impact significatif sur la stratégie et le résultat net de votre organisation. Il est essentiel que les déménagements se déroulent rapidement et correctement pour éviter les retards, les indisponibilités et la perte d’efficacité. Les fonctionnalités de gestion des déménagements proposent un processus collaboratif automatisé facilitant la gestion et l’exécution d’un projet complet de déménagement. Les temps d’indisponibilité liés au déménagement sont donc réduits.

Ces fonctionnalités sont principalement destinées au déménagement de cartons dans lesquels est stocké le contenu d’un bureau et qui est ensuite déplacé dans un autre bureau. Le module aide les responsables des déménagements à :

exécuter des déménagements qui impliquent des individus et des pièces qui ne figurent pas encore dans l’inventaire ;
gérer le processus de déménagement complet aux niveaux individuel et global ;
organiser de grandes quantités de données, la communication et la coordination entre les différentes parties impliquées dans un déménagement.

Applications mobiles de gestion de l'espace

Si votre site a mis en œuvre l'application mobile Archibus Catalogue des espaces ou l'application mobile Archibus fonctionnalités, le personnel administratif peut accéder à des données clés de bâtiment et à des plans d'étages sur ses périphériques mobiles et ses smartphones. De la même façon, votre site peut choisir de réaliser des audits périodiques de l'espace, dans le cadre desquels les agents chargés des relevés d'espace peuvent utiliser leur smartphone pour comparer l'inventaire à l'espace réellement utilisé, et pour signaler toute disparité.

En plus d'utiliser les applications mobiles, l'ensemble du personnel peut accéder aux informations sur l'espace et l'occupation avec l'application Services aux occupants d'Archibus, accessible depuis un bureau, un kiosque ou un périphérique mobile.

Résumé

Module Espace
Localisation	Archibus SaaS Module Espace
Inventaire de l’espace
Résultats pour l’entreprise	Une comptabilité précise de toutes les utilisations de l'espace, notamment l'espace d'équipe. Une responsabilisation des services quant à la propriété et à l'utilisation de l'espace. Un inventaire des surfaces qui suit un standard d'entreprise commun. Des valeurs acceptées par le secteur de l'industrie pour les ratios Surface utilisable/locative et Surface locative/utilisable définis par l'IFMA. L'identification des principales opportunités d'économies de coûts et de récupération de l'espace inutilisé, ce qui permet en dernier ressort d'optimiser l'espace.
Résultats/Rapports	Rapport d'analyse de la performance des bâtiments (ratios utilisable/louable et louable/utilisable) Listes des pièces Pièces par bâtiment et étage Pièces par division et par département Pièces par catégorie et par type Catégories et types de pièces par étage, par département Standards de pièces par étage, par département Standards de pièces par département Départements par étage Diagramme d'empilement des départements Départements par étage Rapport sur les surfaces restantes Rapports sur l'affectation, les tendances et les indicateurs de performance Plan d’empilement des départements Tableau de bord de l'espace
Occupation
Résultats pour l’entreprise	Données liées aux RH et à la gestion du patrimoine. Identification de l'emplacement principal et secondaire d'un employé. Utilisation de l’espace par département en fonction de l’occupation des employés. Tendances dans le temps de l'occupation et de l'inoccupation. Visualisation de l'espace surutilisé et sous-utilisé. Gestion de nombreux types de modèles d'occupation (affectation permanente des postes de travail, partage de bureau, autres stratégies).
Résultats/Rapports	Employés par Localisation, par Division, par Département, par Standard Surface Moyenne par Employé par Catégorie de pièce, par Type, par Standard Analyse Départementale des Employés par Département, par Étage, par Localisation Localiser un Employé Surbrillance des pièces occupables inoccupées Pièces disponibles Plan d’Occupation
Déménagements
Résultats pour l’entreprise	Amélioration de la gestion et de l’exécution des projets de déménagement grâce à une meilleure communication et coordination entre les employés, le personnel chargé des équipements informatiques, du patrimoine, des déménagements, des télécommunications et autres personnes impliquées dans un déménagement. Réduction de la perturbation de l’activité de l’entreprise. Amélioration de la satisfaction générale des employés grâce à un déroulement plus fluide du processus de déménagement. Réduction de la complexité et limitation des risques, de la durée, des indisponibilités et des coûts associés aux déménagements de cartons. Taux de rotation et autres statistiques liées au déménagement.
Résultats/Rapports	Statistiques des Déménagements par Organisation, par Localisation Graphe des Statistiques des Déménagements Historique des Déménagements Tableau de bord des statistiques de déménagement
Imputation
Résultats pour l’entreprise	Système de refacturation interne entièrement automatisé qui permet d'économiser du temps sur les tâches administratives Surface imputable et données de coût automatiquement calculées et groupées par unité opérationnelle. Meilleure connaissance du coût lié à l’espace et améliorations de l’efficacité, du fait de l’imputation des coûts aux départements. Données de surfaces communes partagées (au prorata).
Rapports/Résultats	Analyse d’imputation détaillée Bilans financiers par division Prorata Surface restante Rapports d’exception Pièces avec départements et prorata Pièces sans départements ni prorata Pénétrations verticales avec département ou prorata Inventaire Mélangé dans la Surface au Prorata

Les principaux utilisateurs du module Espace sont les suivants :

Utilisateur	Tâches
Responsable financier Responsable de centre de coûts	Répartit le coût de l’espace entre les divisions et les départements. Tient compte des coûts de l’espace dans les budgets et la prise de décision.
Responsable de département	Tient compte des coûts de l’espace dans les budgets et la prise de décision. Connaît l’espace affecté à son département, sa variation dans le temps et ses coûts. Utilise des formulaires de demandes en libre-service afin de demander des déménagements individuels et des déménagements de groupes. Utilise des formulaires de demandes en libre-service d'occupation et de libération d'espaces. Localise les bureaux des employés sur les dessins des plans d’étage. Tient à jour les données des employés. Évalue les changements d'emplacement des employés dans le temps. Constitue des équipes pour des projets spécifiques. Formule les demandes de déménagement. Est informé de l’avancement des opérations. Joue le rôle de responsable chargé de l’approbation pour les déménagements impliquant son personnel. Effectue un suivi du taux de rotation du département en consultant le rapport Taux de Rotation par Département.
Gestionnaire de patrimoine	Saisit les données de base sur les employés ou les importe à partir d’une base de données de ressources humaines. Examine les montants de l’imputation d'espace et vérifie qu'il est correctement affecté aux départements et aux divisions.
Responsable du centre de services	Configure les processus (également dénommés contrats de niveau de service ou SLA) qui gèrent le workflow pour les demandes relatives à l'espace et les règles régissant la façon dont l'espace de travail est affecté lorsque des employés occupent et quittent des pièces.
Spécialiste en CAO	Développe les dessins de plans d'étages avec les surfaces brutes, les pénétrations verticales, les surfaces utilitaires, les groupes, les espaces décloisonnés, les pièces et/ou les postes de travail. Il s'agit de la première étape pour la mise en route avec un inventaire de l'espace.
Responsable de l'espace	Tient à jour un inventaire des surfaces développé par un spécialiste en CAO. Gère et remplit les demandes d'espace des utilisateurs dans toute l'organisation. Assure le suivi de l'historique des espaces de travail en attente et le modifie. Assure le suivi des modifications de l'affectation de l'espace dans le temps. Localise les bureaux inoccupés lors de la planification des besoins en espace futurs. Gère les espaces d'équipe dans un environnement de travail différent.
Gestionnaire de l'espace	Planifie les besoins futurs en espace et soutient en permanence les demandes de changement relatives à l'espace. Utilise les rapports d'analyse et les rapports de tendances pour soutenir les décisions critiques relatives à l'espace et au portefeuille, comme l'identification des opportunités de consolidation, la réorganisation et la reconfiguration. Met en œuvre des stratégies alternatives relatives à l'espace de travail, comme les bureaux de passage, les salles de travail et les possibilités de travail à domicile.
Demandeur de déménagement	Utilise les tâches en libre-service pour demander un déménagement. Les pratiques varient d’un site à l’autre, mais les demandeurs de déménagement sont généralement les suivants : responsables de département demandant un déménagement suite à l’arrivée ou au départ d’un employé dans leur département, personnel des ressources humaines demandant des pièces pour les nouveaux employés ou des départs (si cela n’est pas géré par le responsable de département), responsables de département demandant un déménagement suite aux promotions accordées dans leur département ou à la réorganisation de ce dernier, personnel informatique demandant le stockage d’un matériel obsolète, responsables de division ou d’unité organisationnelle chargés de la réorganisation globale de la société, responsables des données de patrimoine et coordinateurs de déménagement chargés de superviser un déménagement vers un nouveau site ou d’organiser la fusion du personnel après une acquisition. Ces utilisateurs initient un déménagement en formulant une demande dans le système Déménagements, en indiquant les emplacements actuel et futur et en ajoutant des remarques sur le déménagement. S’ils ont accès à l’application Services aux occupants Archibus, ils peuvent procéder directement depuis leur smartphone ou leur périphérique mobile. Reçoit un e-mail les informant si leur demande de déménagement a été approuvée ou rejetée.
Coordinateur de déménagement	Demande des déménagements à grande échelle en raison des réorganisations dans l’entreprise et des fusions. Saisit les détails concernant les demandes de déménagement. Estime le coût du déménagement. Explique en détail aux techniciens les étapes précises à suivre lors du déménagement. Soumet une demande de déménagement pour approbation ou approuve automatiquement la demande. Émet les déménagements. Contrôle les bons de déménagement en cours. Rédige les détails relatifs aux bons de déménagement tels que les informations sur des éléments d’action spécifiques, les heures réelles passées à déménager, la date de fin ou des remarques particulières. Analyse les taux de rotation.
Coordinateur données et voix	Gère l’aspect réseaux voix et données d’un déménagement. Confirme que l’accès au réseau a été établi.