Obtention de résultats avec Archibus

Imputation et facturation

Conformément aux clauses particulières des contrats de location, les propriétaires facturent souvent aux locataires des dépenses liées aux améliorations locatives, à l’entretien de la propriété ou à la sécurité, par exemple. Par exemple, si un propriétaire construit sur la propriété une salle de remise en forme à disposition des locataires, le propriétaire facturera son coût à chaque locataire proportionnellement à la surface qu’il occupe. Le processus de répartition des coûts liés à la location et à la propriété entre les acteurs principaux proportionnellement à la surface qu’ils occupent est appelé "imputation".

Habituellement, le locataire répartit à son tour les coûts d’imputation qu’il reçoit parmi les différentes entités organisationnelles de la compagnie, les divisions et les départements, par le biais d’un système d’imputation interne.

Une fois les coûts de location et de propriété saisis dans l'application Coûts du domaine, le personnel du service financier utilise l'application Imputation et facturation pour répartir de façon proportionnelle ces coûts, facturer les effets à recevoir et gérer les paiements reçus. Étant donné que le système de gestion des coûts des domaines fonctionne pour les propriétaires louant des surfaces, les locataires louant des surfaces ou des compagnies détenant et occupant leurs bâtiments, le système d’imputation s’adapte à ces situations en répartissant les coûts par location, département, bâtiment, propriété ou compte.

Cette application comporte deux assistants qui facilitent l'entrée des données et réduisent les erreurs :

L'assistant des coûts d'imputation vous indique la marche à suivre pour générer l'imputation, consulter les exceptions et approuver les coûts d'imputation.
L'assistant de facturation vous permet d'associer les coûts aux factures, d'émettre des factures et de gérer les paiements et les paiements anticipés.

Imputation et facturation
Localisation	Archibus non-SaaS Bien immobilier / Imputation et facturation Archibus SaaS Processus de Bien immobilier / Imputation et facturation
Résultats pour l’entreprise	Système d’imputation financière (incluant la facturation directe) permettant aux propriétaires de facturer aux locataires les dépenses et aux locataires d’imputer à leur département ces dépenses. Meilleure connaissance des dépenses liées aux locations et à la propriété, améliorations efficaces grâce à la répartition des coûts entre les locataires ou en interne entre les différents départements. Amélioration de la trésorerie à l’aide d’un système automatisé de facturation et de suivi des paiements des coûts des propriétés et des locations. Réduction des erreurs et des charges d'administration grâce à l'assistant des coûts d'imputation qui génère les imputations et à l'assistant des coûts facturés qui émet les factures et gère les paiements.
Utilisée par	Administrateurs des locations Responsables financiers Personnel du service comptabilité
Motifs de l’automatisation	Répartir de façon proportionnelle et imputer les coûts des propriétés et des locations par le biais d’un système automatisé et d'une interface de l'assistant qui vous guide tout au long du processus. Facturer les coûts imputés aux personnes concernées à l’aide de factures générées automatiquement. Gérer les revenus engendrés par les coûts facturés à l'aide d'une interface de l'assistant. Enregistrer toutes les données liées aux coûts des propriétés et des locations imputés, payables et effets à recevoir dans un référentiel centralisé accessible à toutes les parties prenantes principales par l’intermédiaire du réseau.
Pré-requis à l’utilisation de l’application	Coûts
Résultats/Rapports	Coûts réels par location, bâtiment, propriété, poste comptable ou département Détails de la facture (détails des coûts et paiement par facture) Effets à recevoir Factures pour les locations, bâtiments, propriétés ou postes comptables Accords d'Imputation des locations Paiements anticipés
Applications utilisant les résultats de cette application	Aucune.

Les utilisateurs type sont les suivants :

Utilisateur	Tâches
Propriétaire du processus d’activité	Sélectionne les méthodes de surfaces de location. Le système utilise ces informations pour établir le calcul des coûts dépendant de surfaces mesurées dans des locaux, groupes ou pièces. Définit les accords d'imputation des locations. Approuve les coûts d'imputation générés. Surveille le système d'imputation, de facturation et de paiement pour les coûts liés aux locations et aux propriétés.
Administrateur de locations	Impute les dépenses liées aux propriétés et aux locations. Crée et émet des factures pour les coûts des propriétés et des locations. Applique les paiements aux factures liées aux propriétés et aux locations. Gère les paiements anticipés et les applique aux factures.

Utilisateur

Tâches

Propriétaire du processus d’activité

Sélectionne les méthodes de surfaces de location. Le système utilise ces informations pour établir le calcul des coûts dépendant de surfaces mesurées dans des locaux, groupes ou pièces.

Définit les accords d'imputation des locations.

Approuve les coûts d'imputation générés.

Surveille le système d'imputation, de facturation et de paiement pour les coûts liés aux locations et aux propriétés.

Administrateur de locations

Impute les dépenses liées aux propriétés et aux locations.

Crée et émet des factures pour les coûts des propriétés et des locations.

Applique les paiements aux factures liées aux propriétés et aux locations.

Gère les paiements anticipés et les applique aux factures.