Obtención de resultados con Archibus

Módulo Reservas (Archibus SaaS)

Utilice el módulo SaaS de Reservas para gestionar solicitudes de espacio temporal de trabajo y de reunión.

Si bien el módulo SaaS de Reservas tiene funciones para solicitar espacio de trabajo y de reunión, su sede tal vez desee proporcionar Entorno de trabajo de Archibus o la aplicación móvil Portal de servicios al empleado a los ocupantes del edificio y al personal general para que puedan reservar y registrarse en espacios de trabajo y de reunión directamente desde un teléfono inteligente, un quiosco o un dispositivo móvil. Acto seguido, usted podrá gestionar estas reservas mediante el módulo SaaS de Reservas.

Reservas de espacio de reunión

En muchas organizaciones se emplea una importante cantidad de tiempo en reuniones, ya sea con el personal interno o con clientes y proveedores. El entorno donde realiza estas reuniones puede afectar mucho tanto a la eficiencia de su empresa como a la impresión que los clientes se llevan de ella. Por ello, es vital poder ofrecer un lugar de reunión cómodo y adaptado que cuente con todos los recursos necesarios, ya sea servicios de comida o equipamiento de videoconferencia.

Con el módulo Reservas, puede gestionar de manera eficaz sus reservas de espacios y recursos, incluidas reservas de conferencia para varias ubicaciones, mediante una consola que le permite, desde una misma vista, destinar espacios, añadir asistentes y recursos. Al modificar la hora o fecha de una reserva de espacio, el sistema actualiza los recursos y la disponibilidad de los asistentes para reflejar los cambios.

Al incluir tiempos de configuración y limpieza en sus reservas, puede organizar un programa eficaz y realista de reuniones. Además, puede configurar varias disposiciones para el mismo espacio, como sala de conferencias y como aula. Esto le permite preparar adecuadamente las tareas de configuración y limpieza de cada espacio y gestionar el cambio de una reunión a otro.

El módulo Reservas también incluye una función de solicitud de trabajo para oficios y proveedores. Por ejemplo, puede configurar recursos que generen solicitudes de trabajo para tareas de configuración y limpieza, y puede gestionar este trabajo utilizando la Consola de mantenimiento.

Además, los informes de Reservas calculan el uso real de los recursos compartidos, lo cual le permite optimizar globalmente la asignación de espacio y recursos.

Reservas de espacio de trabajo (Hoteling)

En el entorno actual de trabajadores temporales y teletrabajadores, su sede probablemente ha reservado un grupo de espacios sin ocupar específicamente destinados a su ocupación temporal. Además, puede que su sede haya adoptado un entorno de trabajo abierto en el que los empleados no tengan oficinas permanentes, sino que cada día reserven un espacio de trabajo.

Establecer un sistema para organizar la ocupación de estos espacios y asientos puede ayudarle a usar espacio costoso con más eficiencia. Además, cuando sus empleados contratados y los que trabajen desde casa acudan a la sede, se alegrarán de contar con espacios preparados para acogerles y estarán inmediatamente listos para comenzar a trabajar.

Con las funciones de hoteling, los usuarios pueden asignar espacios para su uso temporal a usuarios como los siguientes:

• empleados que trabajen en un espacio abierto
• trabajadores contratados o temporales
• teletrabajadores que trabajen en la sede un día concreto
• grupos de empleados desplazados debido a trabajos de rehabilitación
• proveedores y contratistas externos que trabajen en un proyecto de renovación y requieran espacio en oficina
• equipos de trabajo que requieran espacios para el equipo para proyectos temporales
  

El proceso es similar al de reservar una habitación de hotel:

• buscar espacios disponibles en función de distintos parámetros de búsqueda (fechas, tipo de espacio, edificio, etc.)
• ver los espacios disponibles en un plano de planta
• seleccionar espacios para reservar
• revisar la lista de espacios reservados
• confirmar (registrarse) el espacio reservado el día de la reserva (si su sede implementa esta función opcional)

Los espacios pueden reservarse durante cualquier periodo de tiempo, desde medio día hasta años, y también pueden reservarse de forma repetida (por ejemplo, cada tercer lunes). Opcionalmente, su sede puede necesitar la aprobación de un gestor de departamento.

Al igual que con el espacio ocupado de forma permanente, el seguimiento de los costes del espacio en hoteling es esencial para el control de los costes. Todos los espacios reservados se repercuten a sus departamentos correspondientes igual que con los espacios permanentes. Al repercutir a los departamentos su uso del espacio, la aplicación fomenta la responsabilidad compartida en la reducción de los costes de espacio entre los gestores de departamentos e instalaciones por igual.

Resumen

Módulo SaaS de Reservas
Ubicación	Archibus SaaS Módulo de Reservas
Resultados empresariales	Apoyo a prácticas laborales actuales, como entornos de trabajo ágiles, teletrabajo y uso de estaciones de trabajo a tiempo parcial. Comprensión de cómo se usa el espacio en función de la ocupación temporal. Facturación del uso departamental de espacios reservados. Aumento de la utilización del espacio y reducción de los costes de espacio. Dado que a los departamentos se les repercute el uso del espacio temporal, se fomenta entre los jefes de departamento un uso eficiente del espacio que ocupan. Al informar de la utilización hasta el nivel de espacios individuales, el módulo permite a los gestores de instalaciones determinar qué espacio está infrautilizado y tomar decisiones informadas sobre el abandono de espacio para reducir costes o designarlos para otros propósitos. Imposición de reglas sobre los tipos de uso del espacio. El módulo impide que los empleados reserven espacio que no están autorizados a usar. Esto garantiza que los empleados usan el espacio correctamente. Un sistema racionalizado de reservas de espacio para reuniones que evita los siguientes costes y dificultades: Necesidad de llamar al personal del centro encargado de la gestión de las solicitudes de reservas. Fallos y conflictos frecuentes por haber realizado reservas por duplicado o poco claras y por la forma en que se realizan. No se da suficiente uso a los recursos por falta de visibilidad sobre el ritmo de ocupación real. Reducción de costes relacionados con la reserva y asignación de recursos compartidos. Visibilidad del grado de utilización de los recursos.
Resultados/Informes	Reservas de espacio Reservas de espacios y recursos Reservas de recursos Reservas de recursos y espacios Reservas - Solicitudes de trabajo de oficios Reservas - Solicitudes de trabajo de proveedor Hoja de confirmación Reservas de espacio diarias Número de reservas de espacio por día Número de reservas de recursos por día Ocupación de espacio por día Uso de recursos por día Detalles de los costes por división/departamento Lista de revisión de aprobaciones pendientes Reservas canceladas - Detalles Reservas rechazadas - Detalles Reservas sin verificar Reservas para un rango de fechas Reservas para un rango de fechas (con imágenes) Espacios sin reservas para un rango de fechas Espacios sin reservas para un rango de fechas (con imágenes) Reservas por empleados Reservas por departamento Reservas por dpto. para un intervalo de fechas Resaltar puestos reservables para hoteling Espacios sobre e infraasignados Costes imputables de hoteling por división Utilización general por departamento, por espacio, por edificio Utilización de hoteling por departamento Ahorros por hoteling por departamento, por edificio

Los siguientes son usuarios típicos:

Usuario	Tareas
Cualquier ocupante del edificio (empleados, trabajadores e invitados al edificio)	Reservar un espacio de reunión o recurso. Reservar una oficina para uso temporal por parte de usted mismo, de un trabajador contratado o de otro visitante a su cargo. Si se tiene Entorno de trabajo de Archibus o las aplicación móvil Portal de servicios al empleado, también se puede reservar espacio de trabajo y para reuniones directamente desde un teléfono inteligente, dispositivo móvil o quiosco. Recibir un correo electrónico sobre el estado de las reservas que hizo o se hicieron en su nombre. Registrarse el día de la reserva en el espacio o sala de conferencias que se ha reservado.
Gestor de reservas	Reservar espacios para reuniones o recursos. Aprobar reservas de espacios para reuniones. Gestionar el trabajo de oficio necesario para disponer de reservas. Revisar informes de gestión.
Gestor de departamento	Reservar un espacio de trabajo para equipos que trabajan en proyectos temporales. Analizar el espacio usado provisionalmente por su departamento. Desprenderse de espacio sin usar para aumentar la utilización general y reducir los costes.
Director financiero	Calcular el componente de ocupación del espacio compartido. Documentar, justificar y calcular los costes indirectos por espacio cubiertos por subvenciones gubernamentales o aseguradoras en hospitales por los espacios ocupados en parte por trabajadores temporales, contratados o teletrabajadores. Determinar el número de asientos, y sus costes, que se ahorran al utilizar espacio de trabajo temporal.
Gestor de instalaciones	Encontrar ubicaciones temporales para empleados cuyas oficinas están renovándose. Analizar el uso del espacio mediante el examen de los espacios reservados en rangos de fechas específicos. Incluir los espacios reservados en los análisis de repercusión de costes. Proveer a los espacios reservados con dotaciones básicas.
Centro de soporte de reservas	Reservar salas de reunión o recursos. Aprobar reservas. Gestionar trabajo de oficio.
Aprobador de reservas	Aprobar reservas de recursos y espacio para reuniones.
Asistente o anfitrión de reservas	Reservar salas de reunión o recursos.
Gestor de operarios	Gestionar trabajo de oficio necesario para disponer de espacios de reunión reservados.