Obtención de resultados con Archibus
Módulo Espacio(Archibus SaaS)
El módulo Espacio ofrece cuatro áreas para la gestión del espacio y de la ocupación:
Inventario
Una lista de las oficinas de sus empleados, salas de conferencias, espacios de formación, cocinas, laboratorios, vestíbulos y otras, junto con áreas de servicio y penetraciones verticales donde no puede alojarse personal, ofrece gran cantidad de información a los gestores de espacio, personal de telecomunicaciones, mantenimiento, Recursos Humanos y planificación. Además, saber las áreas comunes y sin reclamar (área restante) de una planta garantiza la eficiencia del espacio.
Es posible que su sede haya desarrollado ya un inventario básico y planos de planta usando Fundamentos de Archibus. Si no, puede hacerlo con las vistas para Smart Client y Extensiones de Smart Client, en las que se desarrollan dibujos de plano de planta y se esbozan las áreas brutas, áreas de penetración vertical, áreas de servicio y espacios (con varios niveles de detalle) de cada planta. Una vez que se desarrolla un inventario de espacios básico, el gestor de instalaciones asigna espacio a los departamentos. A medida que los departamentos crecen o menguan, cambian sus necesidades de espacio y se requiere una reasignación. Además, el inventario de espacio debe mantenerse a medida que las empresas crecen y ocupan más espacio.
Repercusión de costes
Ya sea que una organización sea dueña de un edificio o que arrienda espacio en uno, descubrirá que el espacio es costoso y que es uno de los factores principales del presupuesto de operaciones. Para garantizar un uso eficiente del espacio, muchas organizaciones facturan a sus departamentos por el espacio que ocupan y por la parte de la planta o espacio común del edificio que les corresponde. Este proceso se conoce como repercusión de costes.
Los gestores tienden a reducir más el mal aprovechamiento del espacio y a utilizar el espacio de manera más eficiente cuando se les factura internamente por el uso del espacio. Además, cuando todos los gestores de departamento están al corriente de los costes y usos del espacio, normalmente la eficacia de espacio mejora en toda la organización y se reducen los costes de espacio.
Ocupación
Agregar empleados a un inventario de espacio le permite elaborar planos de ocupación, recuentos del número de empleados e inventarios de empleados por sede y edificio. Esta información resulta vital para encontrar oficinas vacantes que pueden utilizar los trabajadores contratados o los nuevos empleados y para comprender de forma visual cómo están situados en la planta los empleados y los departamentos.
Un inventario de personal exacto también ayuda a los gestores de espacio a maximizar la eficiencia del espacio y prever el crecimiento o la reducción futuros mediante la respuesta a preguntas tales como: ¿Se utilizan nuestras oficinas a plena capacidad? ¿Cuántas oficinas vacantes tenemos? ¿Deberíamos pensar en consolidar este espacio? ¿Cuál es el área media por ocupación? ¿Está esto de acuerdo con nuestros estándares? ¿Tiene este empleado una ubicación de área temporal?
Traslados
Una gestión de traslados eficaz puede tener un impacto considerable en la estrategia comercial y el balance final de su organización. Es esencial que los traslados se produzcan con rapidez y correctamente para evitar retrasos, tiempo de inactividad e ineficacia. Las funciones de traslado proporcionan un proceso de colaboración automatizado que facilita la gestión y ejecución del proyecto de traslados completo, lo que da lugar a una reducción del tiempo de inactividad para su organización.
Las funciones de traslado tienen como objetivo principal los “traslados de cajas” en los que los contenidos de la oficina se empaquetan en cajas y se trasladan a otra oficina. El módulo ayuda a los gestores de traslados a:
- ejecutar traslados que implican personas y espacios que aún no están en el inventario;
- gestionar el proceso de traslados completo en los niveles macro y micro;
- organizar una amplia cantidad de datos, comunicación y coordinación entre las distintas partes involucradas en un traslado.
Aplicaciones móviles de Espacio
Además, si su sede ha implementado las aplicaciones móviles Catálogo de espacios o Espacio y ocupación de Archibus, el personal de instalaciones puede acceder a datos clave de los edificios y dibujos de planos de planta desde sus dispositivos móviles y teléfonos inteligentes. Asimismo, su sede puede optar por realizar auditorías periódicas mediante inspectores de espacio sobre el terreno que utilicen sus teléfonos inteligentes para comparar el uso real con lo que se tenga en el inventario y registrar las discrepancias.
Además de utilizar las aplicaciones móviles, el personal general puede acceder a información sobre espacio y ocupación utilizando el Entorno de trabajo de Archibus, disponible desde un ordenador de escritorio, quiosco o dispositivo móvil.
Resumen
| Módulo Espacio | |
|---|---|
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Ubicación |
Archibus SaaS
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| Inventario de espacio | |
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Resultado empresarial |
Una contabilidad precisa de todo el uso de espacio, incluido el de los miembros de los equipos. Responsabilidad en la gestión departamental por la propiedad y uso del espacio. Un inventario de espacio que sigue un estándar corporativo común. Valores aceptados por la industria para una relación de área útil/alquilable y alquilable/útil definida por la IFMA. Identificación de buenas oportunidades para ahorrar costes y recuperar espacio no utilizado, lo que en última instancia puede comportar una menor superficie ocupada. |
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Resultados/Informes |
Informe de análisis del rendimiento del edificio (relación de área útil/alquilable y alquilable/útil) Listas de espacios Espacios por edificio y planta Espacios por división y departamento Espacios por categoría y tipo Categorías y tipos de espacio por planta, por departamento Estándares de espacios por planta, por departamento Estándares de espacio por departamento Departamento por planta Gráfico de distribución departamental Departamento por planta Informe Área restante Informes de Asignación, tendencias y puntos de referencia Gráfico de distribución departamental Panel de control de espacio |
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Ocupación |
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Resultado empresarial |
Datos de gestión de instalaciones y RR. HH. vinculados. Identificación de la ubicación de área temporal y principal del empleado. Uso de espacio por departamentos según la ocupación de empleado. Tendencias basadas en el tiempo en la ocupación y vacantes. Visualización de espacio sobreutilizado e infrautilizado Gestión de numerosos tipos de modelos de ocupación (asignación de asientos permanentes, uso compartido de escritorios, estrategias alternativas para el entorno de trabajo). |
| Resultados/Informes |
Empleados por ubicación, por división, por departamento, por estándar Área media de empleado por categoría de espacio, tipo, estándar Análisis departamental de empleado por departamento, por planta, por ubicación Localizar empleados Resaltar espacios ocupables vacantes Espacios disponibles Plano de ocupación |
| Traslados | |
| Resultado empresarial |
Mejor gestión de proyectos de traslados y ejecución de traslados como consecuencia de una mejor comunicación y coordinación entre el personal general, departamento de TI, inmuebles, los encargados del traslado, personal de telecomunicaciones y otros relacionados con los traslados. Reducción de la interrupción de la actividad comercial como un todo. Mejora de la satisfacción general de los empleados resultado de un proceso de traslados con menos complicaciones. Reducción de la complejidad, los riesgos, el tiempo, el tiempo de inactividad y los costes asociados a los traslados de cajas. Tasas de rotación y otras estadísticas de traslados. |
| Resultados/Informes |
Estadísticas de traslado por organización, por ubicación Gráfica de estadísticas de traslado Historial de traslados Panel de control de estadísticas de traslado |
| Repercusión de costes | |
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Resultado empresarial |
Sistema de imputación interna completamente automatizado que ahorra tiempo administrativo. Datos de área y de costes imputables calculados automáticamente y agrupados por unidad operacional. Mayor conciencia por los costes del espacio, y por ello mejoras en la eficacia debido a que los costes se cargan a los departamentos. Datos de área (prorrateada) común compartida. |
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Informes/Resultados |
Análisis de repercusión de costes detallado Informes financieros por división Prorratear Área restante Informes de excepciones
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Los principales usuarios del módulo Espacio son:
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Usuario |
Tareas |
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Gestor financiero |
Distribuir los costes de espacio entre las divisiones y departamentos. Considerar los costes de espacio en los presupuestos y toma de decisiones. |
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Gestor de departamento |
Considerar los costes de espacio en los presupuestos y toma de decisiones. Comprender el espacio asignado a su departamento, cómo este cambia con el tiempo y su coste. Usar formularios de solicitud de autoservicio para pedir traslados individuales y de grupos. Usar formularios de solicitud de autoservicio para reclamar y liberar espacio. Localizar oficinas de empleados en dibujos de planos de planta. Mantener los datos de los empleados. Evaluar cómo cambian las ubicaciones de los empleados a lo largo del tiempo. Formar equipos para proyectos concretos. Solicitar los traslados. Recibir notificaciones del estado de los traslados a medida que avanzan. Actuar como gestor de aprobación para los traslados que involucran a personal a su cargo. Realizar el seguimiento de la tasa de rotación de su departamento mediante la consulta periódica del informe «Tasa de traslados por departamento». |
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Gestor de instalaciones |
Introducir datos de empleados básicos o importarlos desde una base de datos de Recursos Humanos. Revisar los montos de la repercusión de espacio y verificar que el espacio se asignó correctamente a los departamentos y divisiones. |
| Gestor de centro de soporte | Configurar procesos (también conocidos como acuerdos de nivel de servicio o SLA) que gestionan el flujo de trabajo para solicitudes relacionadas con el espacio y normas que rigen el modo en que se asigna el área de trabajo cuando los empleados ocupan y dejan vacantes los espacios. |
| Especialista en CAD | Elaborar dibujos de plano de planta con el área bruta, penetración vertical y las áreas de servicio, grupo, plano abierto, espacio o estación de trabajo. Este es el primer paso para empezar con un inventario de espacio. |
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Gestor de espacio |
Mantener un inventario del espacio desarrollado por un especialista en CAD. Gestionar y ultimar las solicitudes de espacio de los usuarios de toda la organización. Hacer un seguimiento y modificar todas las transacciones de espacio de trabajo pendientes. Hacer un seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo en la asignación del espacio. Localizar oficinas vacías cuando planifica para futuras necesidades de espacio. Gestionar espacios de equipo dentro de un entorno de trabajo alternativo. |
| Planificador del espacio |
Planificar necesidades futuras de espacio y permitir demandas de espacio que varían constantemente. Usar los informes de análisis y de tendencias para respaldar decisiones críticas en relación con el espacio y la cartera, como identificar oportunidades de consolidación, reorganización y reconfiguración. Implantar estrategias alternativas de entorno de trabajo, como hoteling, espacios de equipos y disposiciones para trabajar desde casa. |
| Solicitante de traslado |
Usar tareas de autoservicio para solicitar un traslado. Las prácticas varían según las sedes, pero los solicitantes más comunes son:
Estos usuarios generan el traslado introduciendo una solicitud en el sistema Traslados, en la que especifican las ubicaciones actuales y las nuevas, y agregan notas especiales sobre el traslado. Si se tiene acceso a Entorno de trabajo de Archibus, se puede hacer esto directamente desde un dispositivo móvil o teléfono inteligente. Recibir mensajes de correo electrónico informándoles si la solicitud de traslado ha sido aprobada o denegada. |
| Coordinador de traslado |
Solicitar traslados a gran escala originados por fusiones o reorganizaciones corporativas. Introducir los detalles de un traslado solicitado. Estimar el coste del traslado. Detallar la ejecución del traslado con acciones específicas que deben ejecutar los operarios. Derivar una solicitud de traslado para su aprobación o aprobarla automáticamente. Emitir traslados. Controlar las órdenes de traslado mientras están en curso. Completar los detalles de la orden de traslado como información sobre actividades específicas, horas reales dedicadas al traslado, fecha de finalización y notas especiales. Analizar las tasas de rotación. |
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Coordinadores de datos y voz |
Gestionar los aspectos de las redes de voz y datos de un traslado. Confirmar que está establecido el acceso a la red. |