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Modulo Locazioni (Archibus SaaS)

Per gestire le locazioni in modo efficiente, è importante rispettare le scadenze critiche relative a rinnovi e opzioni, convalidare le responsabilità di locazione per una corretta fatturazione, tenere traccia delle modifiche mano a mano che vengono apportate alle locazioni e gestire con facilità dettagli, quali contatti e documenti. Il modulo SaaS Locazioni consente di gestire le informazioni dettagliate sulle locazioni mediante un'interfaccia di procedura guidata o moduli che visualizzano i dati relativi alle locazioni all'interno di riquadri. È inoltre possibile aggiungere dati sulle locazioni utilizzando moduli definiti dall'utente. Il modulo include un portale completo che fornisce avvisi sulle future scadenze di locazioni e opzioni, un'interfaccia a schede per l'accesso ai dettagli sulle locazioni, una visualizzazione della mappa abilitata per la tecnologia geospaziale e report.

Ad esempio, è possibile visualizzare gli avvisi sulle future scadenze delle locazioni e fare clic sull'avviso per esaminare i dettagli sulle opzioni in una finestra pop-up. Se si fa clic sul pulsante Filtro per l'avviso, viene individuata la locazione nell'elenco di selezioni. È possibile selezionare la locazione, quindi una scheda qualsiasi per accedere alle informazioni relative a unità immobiliari, contatti, documenti, canoni di base (o qualsiasi costo ricorrente immesso per la locazione), opzioni, clausole e modifiche. Il Portale portafoglio locazioni consente di esaminare, gestire e generare report con i dati sulle locazioni in modo efficiente.

I report sulle locazioni forniscono un facile accesso alle informazioni consentendo di filtrare ed eseguire il drill-down per analizzare i dati aggregati. Ad esempio, è possibile generare Report locazioni per mese per un gruppo di locazioni per posizione geografica, intervallo di tempo o categoria di costo. Il report riepiloga le entrate nette, le entrate, i costi di affidamento o le spese di affitto base per le locazioni selezionate per mese. È quindi possibile eseguire il drill-down per esaminare i dettagli sui costi per una locazione per un mese o un anno specifico o per tutte le locazioni per un mese selezionato.

Immettendo le informazioni sui costi di locazione sostenuti ad intervalli regolari (gli canoni di base, l'affitto del parcheggio, le spese di pulizia e i servizi) è possibile sviluppare rapidamente un modello di costo che illustra l'impatto di tali costi. Una volta tenute sotto controllo le spese ricorrenti, è possibile includere nel sistema anche le spese una tantum, ad esempio le migliorie alle proprietà in locazione. Poiché sia i locatari sia i locatori necessitano di un quadro finanziario delle locazioni, il sistema indica i costi come spese o entrate e può essere utilizzato da locatari, locatori e aziende, siano esse proprietarie od occupanti degli edifici.

Facoltativamente, è possibile utilizzare il processo Analisi unità immobiliare del modulo per associare le locazioni alle unità immobiliari e visualizzare graficamente le unità immobiliari nei disegni delle planimetrie. La visualizzazione grafica delle unità immobiliari consente di sviluppare aree accurate che riflettono le dimensioni reali dell'area locata. Ad esempio, è possibile generare report in cui sono evidenziate le unità immobiliari attualmente libere o che lo diventeranno presto. È possibile identificare lo spazio "non calcolato", ovvero porzioni di piano affittabili ma che attualmente non sono addebitate a locazioni. L'area misurata di un'unità immobiliare può essere utilizzata per addebitare alle locazioni i costi di proprietà e di edificio prorateizzati in modo accurato.

È possibile importare i contratti di locazione da fonti esterne ed esportare i dati di locazione in formato Excel e CSV utilizzando la Console portafoglio locazione. Ad esempio, è possibile iniziare rapidamente a utilizzare il modulo SaaS Locazioni importando i dati di locazione esistenti da un'altra fonte. Analogamente, è possibile esportare i dati del contratto di locazione per condividerli con i conduttori.

Locazioni
Posizione	Archibus SaaS Locazioni
Risultato aziendale	Riduzione degli errori mediante: la registrazione semplice ed efficace delle scadenze relative a locazioni e opzioni. una procedura guidata dinamica che illustra il processo di definizione e modifica delle voci di portafoglio (edifici, strutture e territorio). Migliore accesso ai dati relativi al patrimonio immobiliare e analisi dei costi associata. Riduzione dei costi generali di amministrazione grazie all'immissione semplice e intuitiva dei dati. Riduzione dei costi grazie alla capacità di tenere traccia delle responsabilità di locazione e dell'area unità immobiliare libera e non calcolata. Riduzione delle attività amministrative mediante l'accesso a un repository centrale per tutti i documenti correlati alle locazioni. Capacità di visualizzare le aree locate e fornire un'indicazione visiva agli intermediari che mostrano l'unità immobiliare e gli architetti che sviluppano i piani di allestimento.
Utilizzato da	Gestori portafogli Amministratori locazioni
Motivi per l'automazione	Ricevere notifiche di avviso per le scadenze relative a locazioni e opzioni, personalizzate in base al ruolo utente. Creare e gestire un repository elettronico dei dati su locazioni, proprietà, strutture, terreni ed edifici utilizzando una semplice procedura guidata o un'interfaccia a schede. Accedere facilmente alla documentazione per convalidare le responsabilità di locazione. Esaminare facilmente la cronologia di modifiche sulle locazioni tenendo traccia delle eventuali correzioni. Rappresentare graficamente le unità immobiliari nei report evidenziando le unità attualmente libere e prossimamente libere. Disporre di aree misurate in modo accurato per addebitare i costi di edifici e proprietà alle locazioni. Tenere traccia dei canoni di base e di altri costi ricorrenti, nonché di costi specifici e di costi una tantum.
Applicazioni preliminari	Nessuna
Report	Report finanziari Flusso di cassa/Flusso di cassa CAM Riconciliazione CAM locazione Entrate mensili/annuali ed entrate nette mensili/annuali Canone di base mensile/annuale. e obblighi mensili/annuali Canone linearizzato Sintesi finanziaria locazioni Saldo IVA Consolidamento canone Report locazione Profilo locazione Portale portafoglio locazioni Report di locazione, di proprietà, di sintesi edificio Avvisi Locazioni/Opzioni di scadenza Dettagli struttura, Dettagli terreno, Dettagli edificio, Dettagli locazioni Strutture proprietà, Strutture edifici, Strutture locazione Locazioni per locatore/per locatario/per conto Locazioni locatari/Locazioni locatore per edificio Responsabilità locatari e locatori Area unità immobiliare non calcolata (Smart Client) Evidenzia unità immobiliari libere Evidenzia unità immobiliari per locazioni in scadenza Evidenzia unità immobiliari per locazione Visualizza unità immobiliari per edificio/per piano/per locazione Comunicazioni locazioni per locazione/per contatto/per data