Obtention de résultats avec Archibus

Module Locations (Archibus SaaS)

Pour gérer efficacement les locations, il est important de respecter les dates d'échéance critiques des renouvellements et des options, de valider les responsabilités liées aux contrats de location pour garantir une facturation précise, d'assurer le suivi des modifications à chaque fois qu'une location est modifiée et de tenir à jour facilement les détails des locations, tels que les coordonnées des contacts et les documents. Le module SaaS Locations vous permet de gérer le détail des informations de location à l'aide d'une interface d'assistant ou de formulaires qui présentent les données de location dans des volets. Vous pouvez également ajouter des données de location à l'aide de modèles que vous définissez. Ce module comporte un tableau de bord complet doté d'alertes pour rappeler les échéances relatives aux locations et aux options, d'une interface à onglets donnant accès aux informations détaillées de location, d'une vue de cartes géospatiale et de rapports.

Par exemple, vous pouvez consulter les alertes relatives aux prochaines échéances de location et cliquer sur l'alerte pour voir les détails de l'option dans une fenêtre contextuelle. Un clic sur le bouton Filtrer pour cette alerte permet de localiser la location dans la liste de sélection. Vous pouvez sélectionner la location, puis cliquer sur l'onglet donnant accès aux informations souhaitées : locaux, contacts, documents, loyers de base (ou tout autre coût récurrent défini pour la location), options, clauses et amendements. Le tableau de bord du portefeuille des locations vous permet de consulter, gérer et générer avec efficacité les rapports concernant les données de location.

Les rapports sur les locations donnent un accès facile aux informations car ils vous permettent de les filtrer et de les explorer pour analyser les données regroupées. Par exemple, vous pouvez générer des rapports mensuels de location pour un groupe de locations par localisation géographique, durée ou catégorie de coût. Le rapport récapitule le résultat net, le revenu, les coûts fixes ou les dépenses de loyer de base pour les locations sélectionnées par mois. Vous pouvez alors faire les recherches nécessaires pour voir les coûts détaillés d'une location pour un mois ou une année donné, ou pour toutes les locations d'un mois sélectionné.

En entrant les informations relatives aux coûts associés à vos locations (loyers de base, location de places de parking, coûts d’entretien des locaux, électricité, eau, gaz), vous êtes en mesure de modéliser rapidement vos coûts pour en déterminer l’impact. Lorsque vous disposez d’informations sur ces dépenses récurrentes, vous pouvez élargir le système afin d’y intégrer des dépenses occasionnelles, telles que les améliorations locatives. Comme les locataires et les propriétaires ont besoin de connaître la situation financière de ces locations, le système indique si les coûts sont des dépenses ou des revenus. Il est donc utilisable par les locataires, les propriétaires et les entreprises qui détiennent et occupent leurs bâtiments.

Ou bien, vous pouvez utiliser le processus Analyse des Locaux du module pour associer des locations à des suites et les représenter de façon graphique sur le dessin du plan d'étage. La représentation graphique des suites vous permet de développer des surfaces précises qui reflètent les véritables dimensions de la surface louée. Par exemple, vous pouvez générer des rapports qui mettent en surbrillance les locaux inoccupés ou sur le point de l'être. Vous pouvez identifier l'espace "non comptabilisé" - à savoir les sections de l'étage susceptibles d'être louées mais ne faisant actuellement l'objet d'aucune location. La surface mesurée d'un local peut être utilisée pour imputer de façon précise les coûts proportionnels des bâtiments et propriétés et de les imputer sur vos locations.

Vous pouvez importer des données de location de sources externes et exporter les données de location aux formats Excel et CSV en utilisant la Console du portefeuille des locations. Par exemple, vous pouvez rapidement commencer à utiliser le module SaaS Locations en important les données existantes sur les locations d'une autre source. De même, vous pouvez exporter des données sur les locations pour les partager avec les locataires.

Locations
Localisation	Archibus SaaS Locations
Résultats pour l’entreprise	Réduction des erreurs grâce aux points suivants : suivi efficace et facile des échéances des locations et des options. assistant dynamique expliquant le processus de définition et de modification des éléments du portefeuille (bâtiments, structures et terrains). Meilleur accès aux données immobilières et analyse des coûts connexes. Réduction du montant des charges administratives grâce à une saisie des données facile et intuitive. Réduction des coûts due à la possibilité de gérer les responsabilités liées aux contrats de location et de repérer les surfaces de locaux inoccupées ou non comptabilisées. Réduction des tâches administratives grâce à l'accès à un référentiel centralisant l'ensemble des documents liés aux contrats de location. Capacité de visualiser les surfaces louées constituant une aide visuelle pour les agents immobiliers faisant visiter les locaux et pour les architectes développant les plans d'équipement.
Utilisée par	Gestionnaires de portefeuille Administrateurs des locations
Motifs de l’automatisation	Recevoir des notifications d'alerte des dates d'échéance des locations et des options, personnalisées en fonction du rôle de l'utilisateur. Créer et tenir à jour un référentiel électronique des données de location, propriété, structure, terrain et bâtiment à l'aide d'un assistant simplifié ou d'une interface à onglets. Accéder facilement à la documentation pour valider les responsabilités liées aux contrats de location. Examiner facilement l'historique de l'évolution des locations grâce au suivi des amendements. Représenter graphiquement les locaux dans des rapports où apparaissent en surbrillance les locaux inoccupés ou sur le point de l'être. Disposer de mesures précises des surfaces pour imputer les coûts des bâtiments et propriétés sur les locations. Effectuer le suivi des loyers de base et d’autres coûts récurrents, ainsi que des coûts spécifiques et ponctuels.
Conditions préalables à l'utilisation de l'application	Aucun
Rapports	Rapports financiers Trésorerie / Trésorerie MSC Rapprochements MSC de location Revenu mensuel/annuel, et revenu net mensuel/annuel Loyer de base mensuel/annuel. et engagements mensuels/annuels Loyer (méthode linéaire) Résumé financier des locations Solde Total TVA Feuilles de loyers Rapports : Locations Profil du Contrat de Location Tableau de bord du portefeuille des locations Rapports sur tableaux de bord des locations, propriétés et bâtiments Alertes Locations / Options par date d’expiration Détails de la structure, Détails du terrain, Détails du bâtiment, Détails des locations Aménagements par propriété, Prestations du bâtiment, Prestations des locations Locations par propriétaire / par locataire / par compte Locations par locataire / Locations par propriétaire par bâtiment Responsabilités des Locataires et Propriétaires Surface Locaux Non Comptabilisée (Smart Client) Surbrillance des Locaux Inoccupés Mettre en surbrillance les locaux dont les contrats de location arrivent à expiration Surbrillance des locaux par location Consulter les locaux par bâtiment / par étage / par location Communications par location / par contact / par date